Responsable pôle facturation h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Finances > Procédure budgétaire et comptable Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du DGA Vie Locale, le responsable du pôle facturation a pour mission de superviser et organiser les activités de facturation liées à la gestion des prestations municipales en veillant à la conformité des processus, à l’accompagnement des agents. Il a la responsabilité de l’organisation de l’accueil Monique Saillet et de ces deux agents. Missions / conditions d'exercice •Gestion de l’équipe :
oVérifier l’organisation du travail des agents de gestion
oAssurer le planning et le suivi des agents.
oOrganiser et animer des réunions de suivi avec les services enfance, restauration, scolaire ou conservatoire.
•Formation et accompagnement :
oAssurer la formation des agents de gestion sur les processus, outils et procédures.
oAccompagner les agents dans l’utilisation du logiciel de gestion.
oGarantir la conformité des pratiques et procédures au sein des structures.
•Gestion de la facturation :
oGarantir le bon déroulé du processus de facturation : vérifier les éléments de facturation, contrôler les étapes assurées par les agents, valider l’achèvement du processus.
oAssurer le suivi des anomalies et des litiges relatifs aux factures en lien avec les familles.
oGestion des impayés et mis en place des tableaux de suivi
•Mise à jour et rédaction des procédures :
oRédiger et mettre à jour les procédures de gestion de la facturation et du suivi administratif des enfants dans les structures.
•Amélioration du logiciel de gestion :
oParticiper à l’évolution du logiciel de gestion en fonction des besoins (évolutions réglementaires, demandes internes).
oProposer des améliorations du système et garantir son adéquation avec les attentes des utilisateurs.
•Gestion des subventions :
oAssurer la collecte des informations nécessaires à la CAF.
•Suivi statistique et reporting :
oÉlaborer les statistiques nécessaires au pilotage des structures : taux d’occupation, taux de facturation, données départementales, statistiques Filoué.
oAssurer le suivi des tableaux spécifiques (handicap, aides du Département, réception courrier).
•Archivage et gestion documentaire :
oGarantir l’archivage des documents liés à la facturation et aux dossiers administratifs des enfants dans les structures.
•Gestion de l’accueil et management des deux agents en charge de l’accueil. Profils recherchés •Compétences techniques :
oMaîtrise des processus de facturation, des outils bureautiques et du logiciel de gestion
oConnaissance des règles et procédures administratives
oCompétences en gestion budgétaire et en élaboration de rapports statistiques.
oConnaissance des normes d’archivage et de gestion documentaire.
•Compétences personnelles :
oSens de l’organisation et rigueur dans le suivi des tâches.
oCapacités managériales et d’accompagnement d’équipe.
oSens du service public et bonne gestion des relations avec les familles et les différents acteurs.
oAptitude à résoudre des conflits et à gérer des situations complexes.
CONDITIONS DE TRAVAIL :

Durée hebdomadaire de travail : 37h30 / Flexibilité des horaires selon les besoins du service
Lieux : mairie annexe Monique SAILLET