Secrétaire crèche

L'assistante administrative de la crèche a en charge l'accueil téléphonique et physique du public. Elle assure la gestion administrative et les missions de secrétariat qui lui sont dévolues.

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique

• Assurer la gestion administrative du service (dossier famille, facturation, personnel…) sous la responsabilité de la directrice

Préparer les contrats d'accueil, la facturation et le suivi des présences des enfants

• Assurer la complétude d'éléments liés à la fréquentation, aux paiements en appliquant les règles dictées par la CAF

• Suivre la gestion administrative liée au personnel de la structure (heures complémentaires, pose de congés) en lien avec le service des Ressources Humaines

• Préparer des documents de communication à l'attention de l'équipe et des familles

• Effectuer la prise de note et la rédaction de compte rendu.

• Assurer le lien entre la structure et la mairie et réciproquement.

• Réaliser des tableaux de suivi selon les besoins

• Coordonner la transmission des informations.

• Réaliser des tâches communes aux différents services Petite Enfance de la commune.

• Classer des documents et gérer le stock des fournitures administratives.

Secrétaire avec expérience témoignant d'un intérêt pour la Petite Enfance

Poste qui requière des capacités en bureautique et une aisance à l'utilisation des logiciels métiers.

Bonne qualité rédactionnelle

Savoirs

Connaitre et appliquer les règles d'un accueil de qualité

Maîtriser l’outil informatique.

Maîtriser le logiciel spécifique Petite Enfance.

Savoir-Faire

Adopter la bonne posture professionnelle à l’égard des familles

Maîtriser la prise de notes et le compte rendu de document.

Faire preuve de rigueur et de méthodologie.

Savoir recevoir et transmettre un message.

Savoir gérer son temps de travail et respecter les échéances.

Etre en capacité d'alerter sa hiérarchie sur des points de vigilance CAF

Savoir Etre

Avoir une posture avenante

Etre capable de s'adapter

Apprécier de travailler en équipe

Savoir rendre compte

Etre dynamique et réactive

Faire preuve de discrétion professionnelle et de diplomatie.