Secrétaire service production lait f/h

Mission 1 : Assurer le secrétariat de la direction et du service production lait

- Afficher l’agenda du responsable du service ;

- Organiser les déplacements (réservation hôtel, billet de train…) ;

- Préparer et organiser les réunions avec les prestataires externes (traiteurs, réservation de salle …) et internes (service communication, …) ;

- Participer aux Commissions et Bureaux Lait (préparation des supports de réunion, prise de note, rédaction compte-rendu) ;

- Peut être amené à organiser des manifestations extérieures liées à l’activité ;

- Filtrer et recevoir les visiteurs et les communications téléphoniques et, en l’absence du responsable, donner les réponses appropriées dans le cadre des dossiers traités régulièrement ;

- Assurer le premier niveau de réponse aux clients / adhérents et réorienter vers les techniciens référents si besoin ;

- Rédiger les courriers d’après les directives générales qui lui sont données ;

- Effectuer le traitement et l’expédition du courrier et transmettre la correspondance importante à son responsable. Effectuer de sa propre initiative la correspondance courante selon les directives habituelles ;

- Assurer la transmission des factures entre la Direction et le service comptabilité ;

- Tenir à jour le classement, les archives et la documentation du service ;

- Peut être amené à gérer le stock de fournitures pour le service ;

- Peut être le correspondant des organismes professionnels, administrations, fournisseurs,….

Mission 2 : Coordonner l’information au sein du service

- Assurer la diffusion de l’information au sein de l’activité et faire le lien avec les autres services / activités ;

- Coordonner la rédaction du magazine de l’activité ;

- Mettre à jour les informations sur l’intranet et l’extranet, et envoyer les communications papier auprès des producteurs.

CDD de remplacement