Secrétaire de département

Définition de l’emploiet missions:

Sous la responsabilité du Chef de Département MT2E, le·la Secrétaire de Département gère administrativement les membres du départements et leurs étudiants. Il·elle est susceptible d'utiliser tout ou partie d'outils spécifiques : PARCOURSUP, SCODOC, ADE, E-CANDIDATURE, PSTAGE, PECHE, STILLINCONTACT, SIFAC, APOGEE, MANGUE, AREXIS.

Activités essentielles du poste

Réalise des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activités de la structure

Assure l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes

Participe aux chaînes d'inscription en lien avec la scolarité

Met à jour tous les documents de rentrée (base de données, courriers, fiches pédagogiques, listes…), met en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, notes, PV de jurys, conventions de stage …) et les diffuse le cas échéant

Prépare les éléments pour les réunions,les déplacements...

Classe et archive des documents

Participe aux opérations de logistique du service, assiste les personnels et les équipes.

Assure le soutien logistique (locaux matériels et fournitures) lors des évènements et des manifestations de l'IUT

Assure l'organisation matérielle des examens : gestion des surveillances, sessions de rattrapage…

Assure le suivi des commandes (fournitures, billets de transport…), des conventions de stage, de la sélection sur dossier d'étudiants, des soutenances…

Activités connexes

Applique la règlementation liée au domaine de la scolarité

Contrôle l'assiduité des étudiants : saisie des absences, convocations avec accusé de réception…

Gère les heures des enseignants vacataires : saisie du prévisionnel et du réalisé, préparation des mises en paiement…

Alimente les enquêtes (bilan et contenu des modules…)

Gère, en lien avec l'équipe enseignante, les réseaux sociaux (ex.: pages Facebook, LinkedIn, Viadeo…)

Saisit et suit les offres d'emploi sur le·s site·s dédié·s au·x département·s