Assistante administrative

Pourquoi nous rejoindre ?

Situé à moins de 7km du centre-ville de Toulouse, siège d’EADS, d’Airbus et d’ATR qui en font la vitrine mondiale de l’Aéronautique, Blagnac est le deuxième pôle économique du département, après Toulouse. La Ville de Blagnac est aujourd’hui labellisée « Ville active et sportive » (3 étoiles).

Centrée autour de la gestion de près de 90 équipements, (11 000 licenciés, 60 associations sportives), l’accueil ou l’organisation de nombreuses manifestations ainsi qu’une politique volontariste dans le sport-santé ou dans l’éducation par le sport, la Direction des Sports recherche son/sa assistant(e) de direction et de gestion.

Placé(e) sous l’autorité de la Responsable Administrative et Financière, Adjointe au Directeur, cet(e) agent(e) intègrera le service « Cellule ressources » composé de 4 agents.

• Gestion des relations administratives et financières avec les associations sportives
- Lancer la campagne, enregistrer, et vérifier les dossiers de demandes de subvention année N+1 des associations sportives et actualiser la base de données GMA et les tableaux de suivi
- Seconder la Responsable Administrative et Financière sur le dossier « critères », contrats d’objectifs et calcul du montant des subventions
- Suivre les informations transmises par les associations sportives sur les bénéficiaires du dispositif Ticket Sport

• Rédaction et suivi des conventions de mise à disposition gratuite des équipements sportifs aux associations

• Gestion des conventions de mise à disposition payante des équipements sportifs aux autres usagers
- Planifier l’activité des équipements sportifs spécifiques (stand de tir des Quinze Sols et trinquet), rédiger les conventions
- Assurer la facturation de l’ensemble des équipements et installations et suivre les encaissements

• Gestion administrative des ressources humaines
- Saisir les absences (congés, « je dis sports ») et suivre les comptes agents de toute la direction (référente Chronogestor)
- Saisir les demandes de remplacements/renforts sur le logiciel Gestmax
- Suivre les demandes de matériels et accès informatiques des agents (via Workflowgen)

• Secrétariat de la Direction des Sports
- Rédiger tous types de documents (courriers, comptes rendus etc…)
- Suivre, classer et archiver les documents papier et numérique (Référente Archive)
- Planifier les rdv mensuels « Tableaux de Bord » avec les responsables d’Unités concernés
- Préparer les commandes de fournitures administratives
- Suivre les devis et les demandes d’achat réalisées par toutes les Unités de la direction
- Gérer les agendas des élus
- Assurer un accueil physique et téléphonique en appoint avec l’assistant administratif

• Gestion des éléments de communication externe de la direction : proposer, recenser et vérifier en lien avec les responsables d’Unités respectifs, les informations devant apparaitre sur le site de la Ville

- Vous avez une première expérience en tant qu’assistant(e) de direction, de bonnes connaissances en secrétariat et êtes à l’aise avec les outils bureautiques (notamment les publipostages).
- Vous maitrisez l’orthographe, la syntaxe, la grammaire et la rédaction de courriers simples.
- Vous êtes organisé(e) rigoureux(euse) et doté(e) d’un bon sens du relationnel.
- Capable de prioriser les demandes, vous respectez la confidentialité de certains dossiers.
- La connaissance de certains logiciels métiers (Post Office, Actes Office, Qazal, Chronogestor, Workflowgen, Grand Angle, GMA, Axel Net) serait appréciée.
- Enfin, vous avez le sens du service public et vous aimez travailler en équipe ? Alors postulez !

Votre environnement et conditions de travail ?
- Poste à temps complet à 37h22 par semaine
- Différentes options d’organisation du temps de travail (l’option choisie devra être compatible avec celle choisie par l’assistant administratif).
- 40 jours de repos (25 CA + 13 RTT + 2 jours supplémentaires sous condition)
- Assurer le remplacement de l’assistant administratif – prise de congés en alternance. (respect - en entente avec l’Assistant administratif- des heures d’ouverture au public : 8h30-12h00 et 13h30 -17h00 toute l’année).
- Possibilité d’ouvrir un CET (ou de reprendre le vôtre si vous êtes déjà fonctionnaire)
- Etre présent(e) sur certaines manifestations (Fête des associations, 21 km de Blagnac, Soirée des Présidents…) qui ont lieu le week-end.

Ce que nous vous offrons ?
- Accès à une offre de formation variée
- La possibilité de souscrire les tickets restaurants
- Affiliation au CNAS (Comité National d’Action Sociale) prise en charge par la Ville
- Inscription au COS (Comité des Œuvres Sociales) non obligatoire
- Protection sociale complémentaire : participation financière de la Ville de Blagnac à tout agent souscrivant un contrat individuel labellisé en santé et en prévoyance (si vous adhérez au contrat groupe pour le volet prévoyance)
- Transport en commun : prise en charge à hauteur de 75% des titres d’abonnements aux transports public pour les déplacements domicile-travail.
- Forfait mobilité durable : versement de 200€ exonérés d’impôts si vous utilisez un vélo, le covoiturage, une trottinette ou un gyropode pendant un minimum de 100 jours sur une année civile, pour les trajets domicile travail
- 1h30 de sport comptabilisé dans le temps de travail
- Possibilité d’intégrer l’Aîkido Club Corpo : adhésion annuelle de 40€ à 60€ selon la catégorie A, B ou C
- Tarifs préférentiels : application des tarifs préférentiels, destinés aux résidents Blagnacais, aux agents de la ville et du CCAS de Blagnac et ce, quel que soit leur lieu de domiciliation, pour l’accès aux services municipaux