Assistant.e administratif.ve f/h (h/f)

Description du poste / de la mission

L''Unité Mixte de Recherche PHIM (Plant Health Institute of Montpellier) recherche un.e assistant.e administratif.ve.



L'UMR PHIM étudie les interactions entre la plante et son environnement, qui ont un impact sur l'état sanitaire des plantes, leur croissance et leur productivité. Il s'agit d'interactions avec des organismes microbiens ou des insectes, qu'ils soient pathogènes ou bénéfiques. L'UMR PHIM est une unité à 5 tutelles (CIRAD, INRAE, IRD, Université de Montpellier, L'institut Agro) qui accueille 230 personnes, dont 145 permanents.



Vous rejoindrez un collectif de 10 assistant.e.s, toutes tutelles confondues, dont les activités sont partagées entre la gestion administrative et financière des équipes et de la direction de l'unité. Vous serez en charge de la gestion administrative de certaines équipes de l'unité. Vous serez également sollicité.e pour venir en appui à la direction de l'unité pour des tâches ponctuelles ou transversales.



Vos missions principales seront les suivantes :



Gestion administrative :
- Préparer, suivre, contrôler et archiver les dossiers administratifs
- Mettre à jour et faire évoluer les outils collaboratifs
- Rédiger et traiter des courriers, des comptes rendus, etc
- Contribuer à l'intendance et au bon fonctionnement du collectif



Gestion financière :
- Traiter et suivre les achats du collectif (commande, litige facture, etc )
- Suivre les déplacements du personnel, et assurer le suivi des liquidations de missions
- Suivre les budgets de fonctionnement et des projets sur son périmètre
- Effectuer des restitutions régulières par le biais de tableaux de bords



Ressources Humaines :
- Organiser l'accueil de nos partenaires (doctorant.e.s, étudiant.e.s, scientifiques)
- Informer, orienter le personnel dans ses démarches administratives
- Accompagner les nouveaux et nouvelles arrivant.e.s dans leur intégration au sein de l'unité



Communication
- Relayer les informations auprès de sa hiérarchie et/ou du collectif
- Alimenter le site inter/intranet de l'unité
Activités transversales :
- S'impliquer sur des dossiers de l'unité à la demande de la direction
- Participer à des groupes de travail en fonction des besoins et des sollicitations

Profil souhaité

Vous êtes titulaire d'un BTS Assistante Manager ou formation équivalente de niveau Bac+2



Expérience souhaitée : un 1 an minimum sur un poste similaire



Savoir-faire
- Maitriser les outils bureautiques et informatiques
- Synthétiser, rédiger des notes et comptes rendus
- Synthétiser l'information reçue ou traitée tant à l'oral qu'à l'écrit
- Discerner les informations confidentielles de celles diffusables
- Savoir rendre compte de son activité
- Pratique d'outils de communication et maîtrise de l'anglais seraient un plus



Savoir-être
- Travailler en équipe/en réseau
- Être organisé-e et rigoureux.se dans la réalisation des activités
- S'adapter aux évolutions organisationnelles et technologiques
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, écoute, sens de la confidentialité,
neutralité)
- Faire preuve d'initiative
- Savoir gérer les priorités et les urgences
- Savoir déceler les situations sensibles



Merci de bien vouloir indiquer dans votre CV des références de responsables sur de précédentes fonctions que nous nous permettrons de contacter

Contraintes du poste

Travail sur écran supérieur à 4h

Poste ouvert aux Non Cadres

Salaire base France, hors indemnités d'expatriation le cas échéant

à partir de 25K€ selon expérience

Experience: 1 An(s)

Compétences: Logiciels comptables,Codifier une facture

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles:
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).