Agent - agente d'accueil et gestionnaire du courrier au tribunal administratif de toulouse h/f

Groupe RIFSEEP 2
Sous l'autorité du greffier, responsable du service « Accueil, courrier et archives », le (ou la) chargé(e) d'accueil et d'information assure l'accueil physique et/ou téléphonique du public pour le renseigner et l'orienter.
Le ou la gestionnaire du courrier assure le traitement et la distribution dans les services internes du courrier après sa réception en juridiction, ainsi que le traitement de son expédition.
AGENT D'ACCUEIL

- Accueillir le public, analyser ses demandes, l'orienter et/ou renseigner les justiciables sur l'état d'avancement de leur requête et sur la procédure administrative contentieuse,
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques,
- Réceptionner les documents déposés à l'accueil et effectuer, le cas échéant, un premier contrôle des documents remis,
- Accueillir le public des audiences, renseigner les parties et leurs avocats ou mandataires, informer le greffier d'audience de l'arrivée des parties et des éventuels retards,
- Participer au bon déroulement des audiences (interprètes, avocats, composition de jugement),
- Organiser l'espace d'accueil, actualiser l'affichage informatif et la documentation mises à la disposition du public.
- Organiser et assurer l'accueil des rendez-vous du point-justice (CDAD) : gérer le planning des consultations juridiques des avocats,
- Préparer et assurer le traitement de la transmission des attestations de non-recours et de non-opposition,
- Réceptionner les livraisons, en lien avec le chargé de la maintenance et de la logistique et/ou la régisseuse/gestionnaire du budget,
- Accueillir les entreprises intervenantes en juridiction,
- Participer aux travaux des greffes.
GESTIONNAIRE DU COURRIER
Activités principales :
- Réceptionner quotidiennement le courrier à son arrivée, le dater et le distribuer aux chambres/cellules et services du greffe ou le mettre à la disposition de la greffière en chef et de son adjointe,
- Enregistrer les avis d'accusé de réception des courriers et ceux des plis non distribués dans l'application informatique dédiée,
- Affranchir et mettre sous pli le courrier à expédier,
- Assurer la réception et l'envoi éventuel des colis.
Activités complémentaires :
- Traiter et diffuser des courriels reçus sur la messagerie électronique fonctionnelle aux destinataires concernés,
- Gérer le matériel d'affranchissement,
- Assurer les relations avec les services postaux.
Assurer la formation des vacataires et des stagiaires en renfort, sur les missions d'accueil et de gestion du courrier.
Votre environnement professionnel :
· Composition et effectifs du service : 32 magistrats, 39 agents de greffe et 4 assistants de justice.
· Liaisons hiérarchiques : La cheffe de juridiction, la greffière en chef et son adjointe, le responsable du service.
· Liaisons fonctionnelles : Les magistrats, les greffiers, les requérants, les avocats, toutes administrations.