Gestionnaire de scolarité (h/f)

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites et compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

La personne recrutée sera affectée au service de scolarité de l'Unité de Formation et de Recherche en Sciences et Techniques des Activités Physiques et Sportives (UFR STAPS). L'UFR STAPS est l'une des composantes de l'Université Claude Bernard Lyon 1 (UCBL) et participe à la production et à la diffusion de connaissances scientifiques et techniques dans le cadre des Sciences du Sport. Elle propose des formations scientifiques, techniques et professionnelles et accueille environ 3000 étudiants. Le service scolarité de l'UFR STAPS assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants en lien avec les responsables de formations, les services centraux de la composante et ceux de l'UCBL.

Description du poste :

Dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, la personne recrutée assurera la gestion administrative des étudiants de L1 et L2 et celle des étudiants des parcours LAS de l'UFR STAPS. Elle viendra également en appui de la responsable du service scolarité et assurera des missions transversales à l'ensemble du service concernant l'accompagnement et le suivi administratif des publics à besoins spécifiques.

Activités principales de l'agent :

1. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphone, courriels).
2. Exécuter les actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité des étudiants de L1-L2 et des parcours LAS : suivi des candidatures, inscriptions administratives et pédagogiques, saisie de notes, calcul de résultats, préparation des examens, gestion des conventions de stage.
3. Informer et accompagner les étudiants dans la constitution de leur dossier SHN, AHN et en assurer le suivi administratif en collaboration avec le responsable des sportifs de haut niveau et les responsables de formation.
4. Informer et assurer le suivi administratif des étudiants accompagnés par la mission handicap et contribuer à la mise en place des aménagements nécessaires.
5. Informer et accompagner les étudiants dans la constitution de leur dossier de demande de césure ou de reconnaissance d'engagement étudiant et en assurer le suivi.
6. Préparer et transmettre les éléments nécessaires aux instances décisionnelles dans le cadre des poursuites pour suspicions de fraude.
7. Participer au suivi des indicateurs de réussite des étudiants.
8. Assister la responsable de scolarité dans différentes missions administratives transversales au service.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack office, Apogée, ADE, MonStage, BO, eCandidat, Parcoursup, MonMaster, Moodle, SharePoint.

Compétences attendues :

1. Savoir rédiger, avoir une bonne expression écrite et orale.
2. Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de gestion administrative.
3. Être capable d’organiser et de planifier son travail de manière autonome et en équipe.
4. Avoir l’esprit d’initiative et disposer d'aptitudes à proposer les ajustements nécessaires.
5. Avoir des capacités d'adaptation et de polyvalence.
6. Connaitre les techniques d'accueil téléphonique et physique adaptées à différents publics.
7. Connaitre les techniques de communication et d'élaboration de documents.
8. Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur serait un plus.

Savoir être :

1. Avoir des aptitudes relationnelles et le sens du travail en équipe.
2. Être réactif.
3. Être rigoureux.
4. Savoir rendre compte.
5. Savoir gérer les situations sensibles.
6. Savoir faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité.

Poste à pouvoir dès le 03/03/2025.

Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie C.

Rémunération mensuelle brute : 2051.86€.

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

1. 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire.
2. Aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine.
3. Possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions.
4. Participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaires santé à hauteur de 15€/mois.
5. Accès à des prestations d'action sociale, services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua.
6. Accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs.
7. Possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel).
8. Restauration sur le campus avec une participation financière de l’université.
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