Assistant d'administration generale - secretaire sf

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
- Assurer de manière autonome et avec discrétion le secrétariat de la branche « soutiens-finances » de la DAO ;
- Assister l’officier adjoint Soutien Finances (OASF) et les chefs de bureau dans l’organisation quotidienne du travail (gestion d’agendas, déplacements, cérémonies, permanences, tir ...);
- Assurer l’accueil téléphonique et physique et l’information de premier niveau ;
- Veiller et suivre (exploitation et diffusion) les messageries organiques en lien avec les autres secrétariats ;
- Gérer le courrier papier (réception, enregistrement, transmission, suivi, classement) ;
- Prendre en charge les aspects logistiques relatifs à la gestion du service (planning des salles de réunion, demandes d’interventions logistiques, informatiques ...) ;
- Gérer l’approvisionnement et la distribution des fournitures de bureau ;
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions ;
- Préparer la synthèse des dossiers transverses des bureaux à destination des autres services de l’état-major ;
- Réaliser la mise en forme de documents avant leur mise à la signature ;
- Gérer le registre des actes administratifs (RAA) ;
- Gérer les titres de transport en commun (approvisionnement, délivrance et suivi).

Vos activités secondaires :
- Assurer le soutien RH de proximité des personnels de la branche SF ;
- Participer à la coordination des activités de cohésion ;
- Renforcer ponctuellement les bureaux de la branche SF dans leurs domaines respectifs.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
La direction de l’appui opérationnel (DAO) est chargée du soutien logistique et financier, ainsi que de la gestion des ressources humaines des unités de la région de gendarmerie d’Île-de-France (RGIF).

La branche « soutien-finances » (SF) se compose de 4 bureaux :
- le bureau budget administration (BBA) ;
- le bureau des soutiens opérationnels (BSO) ;
- le bureau de la dépense militaire (BDM) ;
- le bureau de l’immobilier et du logement (BIL) ;

Composition et effectifs du service
1 personnel civil, sous la direction de l’OASF

Liaisons hiérarchiques :

Officier adjoint Soutien Finances (OASF)

Liaisons fonctionnelles

Chef de l’appui opérationnel

Chefs de bureau SF

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel

Niveau pratique à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique

Niveau pratique requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables

Niveau initié à acquérir

Savoir-faire

Savoir s'organiser

Niveau pratique requis

Savoir travailler en équipe

Niveau pratique requis

Savoir rédiger

Niveau initié requis

Savoir-être

Savoir accueillir

Niveau pratique requis

Avoir le sens des relations humaines

Niveau pratique requis

Savoir s'exprimer oralement

Niveau pratique requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans