Assistant.e de gestion (h/f)

Notre société :
Metapolis est une société de conseil qui accompagne la transition numérique des organisations publiques. Pour être génératrice de valeur, cette dernière doit être ouverte, accessible et partagée par tous. Elle se doit de mettre l'individu et l'intérêt général au cœur de la démarche.
Créée en 2015, Metapolis s'est imposée comme un des leaders français du conseil en transformation numérique. Basés à Paris et Bordeaux, nous accompagnons l'ensemble des acteurs publics en France (ministères, régions, départements, grandes métropoles, villes et agglomérations .). Notre vocation : être à leurs côtés pour relever les multiples défis auxquels ils sont confrontés.
Pragmatiques et opérationnels, nous cultivons nos singularités : curiosité, créativité et pluridisciplinarité pour offrir un service toujours meilleur à nos clients, en France et en Europe, dans leurs projets de transformation numérique des territoires.

Nos valeurs :
#partage #sobriété #responsable #collectif #curiosité #créativité #humain #collaboration #intérêt général #mutualisation #ouverture

Missions associées au poste :
* Gestion administrative générale
* Gestion des dossiers du personnel : salariés et stagiaires
- Registre du personnel
- Entrées / sorties
- Formation
- Congés et absences
- Mutuelle
- Médecine du travail
* Vérification des temps de travail et des notes de frais
* Accompagnement sur le volet administratif et logistique de tous les nouveaux arrivants
* Suivi des contrats, factures et des liens avec les fournisseurs
* Liens avec les administrations : URSSAF, ACMS, etc.
* Suivi et préparation de la facturation client en lien avec les Directeurs de projets
* Consolidation des tableaux de gestion de l'activité : CA, facturation, registre du personnel, suivi de l'activité des consultants.
* Aide à la gestion et l'organisation des locaux : réception de colis, commande de fournitures, etc.
* Aide à l'organisation d'évènements ponctuels dans les locaux de Metapolis (anniversaire de la société, séminaires, etc.)
* Collecte et préparation des documents administratifs pour les marchés publics

Metapolis s'appuie sur un cabinet comptable afin notamment de :
* Emettre les fiches de paie, tickets restaurant
* Gérer la comptabilité et préparer le bilan de l'entreprise
* Gérer les aspects sociaux : contrats d'embauches, documents de sortie des salariés, etc.

L'Assistant.e de gestion constitue un point de contact du cabinet comptable pour l'appuyer dans ces missions en préparant notamment :
* Variables de paie
* Suivi des commandes et des factures, préparation et suivi des paiements et préparation des éléments pour la gestion comptable

De manière générale, ce poste est la fonction administrative principale de la société et se trouve donc au carrefour de différents besoins et projets internes. Faire simplement et efficacement est au cœur de l'activité de ce poste. Compte tenu de la taille de la société (25 personnes), de la proactivité et de l'autonomie sont nécessaires.
La fonction impliquant la connaissance d'informations sensibles sur le fonctionnement de la société, elle impose de la réserve.
L'Assistant.e de gestion travaille en proximité du Comité de Direction (3 Directeurs) et du Président de la société et aide à la définition, la mise en place et la documentation des processus sur son périmètre.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser une recherche documentaire,Relayer de l'information

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Programmation informatique

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.