Sous l'autorité hiérarchique de la Coordinatrice, est en charge de :
- Gestion et suivi des demandes de colis ( CCAS et Association St Martin) ainsi que les dossiers de demandes d'accès à l'épicerie sociale de l'association St Martin ;
- Programmation des livraisons ;
- Livraisons des colis Secteur Plaine des Cafres ;
- Alimenter les différents outils de suivi administratifs ;
- Gestion de stock ;
- Accueillir le public des services sociaux ;
- Accompagner la demande au plan administratif y compris de manière dématérialisée ;
- Identifier, qualifier la demande sociale et orienter vers les services ou les professionnels concernés ;
- Traiter la demande sociale en fonction des aides du droit commun et du règlement des aides sociales facultatives mis en place par le Conseil d'Administration.
* Activités et tâches :
- Organiser les livraisons des colis alimentaire sur le secteur de la Plaine des Cafres ;
- Vérifier éligibilité des demandes ;
- Réaliser les différente tâches administratives liées à la remise d'un colis ( bordereaux, récupérer les pièces à fournie, archives...) ;
- Assurer les réapprovisionnement du stock et la composition des colis alimentaires ;
- Assurer les respect des règles de gestion de stock de denrées alimentaire et des couettes, tenir à jour les tableaux de bord des stocks ;
- Assurer le suivi administratif des demandes et des livraisons des colis CCAS et St Martin (alimenter les registres de suivi, réaliser les remises de bons, réapprovisionner les formulaires types,..) ;
- Assurer également le suivi administratif des demandes et dossiers de demande d'accès à l'épicerie le St Martin ( enregistrement, transmission,...) ;
- Gérer le planning du véhicule et s'assurer de leur fonctionnement ;
- Réaliser les permanences d'astreinte CTAI et colis alimentaires CCAS pendant les week-end selon le planning semestriel d'astreinte ;
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Renseignement et orientation du public ;
- Gestion et affichage d'informations ;
- Identification et qualification des demandes sociales ;
- Accompagnement dans les démarches administratives y compris dans les démarches dématérialisées ;
- Adaptation de l'accueil au public de l'action sociale ;
- Constitution de dossiers de domiciliation ;
- Réaliser les archives des dossiers d'aides facultatives et les différents bordereaux de transfert ;
- Alimenter les différents outils de suivi administratif ;
- Informer les administrés sur les décisions de leur demande d'aides facultatives.
* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Échanges réguliers d'informations avec le supérieur hiérarchique et les autres intervenants sociaux ;
- Relations fréquentes avec les services de la collectivités ;
- Relations avec d'autre collectivités et partenaires.
* Quotité de travail : Temps complet.
* Conditions de travail particulières :
- livreur de colis : déplacements fréquents ;
- astreinte week-end, fériés selon le planning semestriel.
* Sujétions particulières liées à l'emploi :
- Horaire réguliers fixes ;
- Devoirs de confidentialités.
* Compétences professionnelles :
° Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Prendre des messages ;
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Favoriser l'expression de la demande ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous ;
- Mettre en relation des correspondants ;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
- Réagir avec pertinence aux situation d'urgence ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations ;
- S'adapter aux publics de cultures différentes ;
- Adapter son intervention aux différents publics ;
- Alimenter un système de mesure de la fréquentation ( tableau de bord) ;
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
° Identification et qualification des demandes sociales / ldentification des demandes de colis et/ou d'accès à I 'épicerie sociale :
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Établir la différence entre la demande et le besoin réel ;
- Présenter des documents d'information et de communication ;
- Orienter vers les personnes et services compétents ;
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement en matière d'aides sociales ;
- Transmettre la demande au service social compétent ;
- Aider à rédiger des documents administratifs.
° Gestion et affichage d'informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services.
° Accompagnement dans les démarches administratives y compris de manière dématérialisée :
- Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes ;
- Participer à l'instruction de la demande de l'usager ;
- Donner une information sur le suivi des dossiers ;
- Demander des pièces complémentaires ;
- Vérifier la conformité des dossiers de demande.
° Adaptation de l'accueil au public de l'action sociale, également lors des livraisons :
- Prendre de la distance par rapport au situations difficiles des usagers ;
- Adapter son mode relationnel au public concerné ;
- Repérer les comportements à risque ;
- Prendre les mesures appropriées en situation d'urgence.
* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Intermédiaire.
* Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.
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