Assistant.e administratif.ve

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La ville des Mureaux (Yvelines) recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein du service de l’éducation et de l'enfance. Sous la responsabilité hiérarchique du directeur, vous aurez en charge toutes les tâches administratives et opérationnelles. Missions / conditions d'exercice Traitement des dossiers et saisie de documents :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation

Accueil physique et téléphonique du public :
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Planification et suivi :
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels Profils recherchés Savoir faire :
Comprendre et savoir appliquer une réglementation
Travailler en réseau
Transmettre des informations fiables
Faire preuve de sens de l'organisation
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
Savoir-être :
Avoir le sens de l'initiative
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
Savoir s'adapter
Etre rigoureux et précis
Savoir analyser et synthétiser
Savoir écouter
Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
Savoir planifier et organiser sa charge de travail
Savoir travailler en équipe
Conditions d’exercice du poste :
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste ; travail éventuellement le samedi par roulement
Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, ou de l'élu ou l'élue, auprès desquels il travaille

Diplômes demandés :
Niveau Bac secrétariat, complété d'une expérience professionnelle
BTS en secrétariat, gestion

Rémunération statutaire, RIFSEEP / Prime de fin d’année / Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun / Forfait mobilité durable / Parking gratuit / Possibilité de participation mutuelle santé labellisée / Comité des Œuvres Sociales (COS)