Gestionnaire de formation (h/f)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein du Service d'Appui Administratif à la Vie Étudiante, l'agent-e a pour mission d'accueillir, informer et orienter les étudiants-es tout au long de l'année universitaire. Au sein du service, il est possible d'obtenir des informations administratives concernant le Dossier Social de l'Étudiant (CROUS), l'aide sociale, le logement, les modalités de remboursements et d'annulation des droits d'inscription, des exonérations, des dossiers interuniversitaires, .

Ce service assure également l'inscription administrative, le suivi et la mise à jour du dossier administratif des 4680 étudiants-es inscrits-es dans les nombreux cursus de Droit et d'Economie et Management.

Un de ses rôles est de renseigner les usagers-ères pour les modalités de candidatures (Campus France, ParcourSup, E-Candidat.).

Le service travaille en collaboration avec les différents services de la Faculté (les sections pédagogiques du SEF, le département de la Formation continue, la section des relations internationales) et de l'Université (le service médical, le Crous, le POIP, .) et les équipes enseignantes.

Missions principales de l'agent-e :

Sous l'autorité de la responsable du Service d'Appui Administratif à la Vie Étudiante, les missions de l'agent-e s'articulent autour des activités suivantes :

Participer à la gestion administrative en appliquant la règlementation afférente au code de l'Éducation
Accueillir, écouter, informer et orienter les étudiants-es dans leurs demandes tout au long de l'année universitaire
Assurer l'accueil téléphonique et physique des étudiants-es
Gérer et traiter les informations d'ordre administratif
Suivre et relancer les dossiers en situation de contentieux
Renseigner les usagers-ères sur les modalités de candidature (ParcourSup, Campus France, E-Candidat, Inception)
Alimenter et mettre à jour des bases de données
Maîtrise des applications de gestion administrative (E-Candidat et Apogée, Campus-France)
Assistance technique des étudiants-es en période de candidature et d'inscription administrative


Profil

Connaissance, savoir :

Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Technique de communication

Savoir-faire :

Accueillir et prendre des messages
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être :

Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Discrétion, droit de réserve
Autonomie

Experience: 12 Mois

Compétences: Législation sociale,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.