Coordinateur gestion pédagogique (h/f)

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres


* 23 935 étudiants.
* Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
* 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
* 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
* 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
* 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
* 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.


Responsabilités :

* Organiser et coordonner les activités des secrétariats pédagogiques de licence et de master.
* Définir et mettre en œuvre le calendrier administratif et pédagogique de l'UFR : campagnes d'inscriptions (administratives et pédagogiques), emplois du temps, préparation des pré-rentrées, procédure de validation des stages, examens, saisies des notes par le web, convocations des jurys, préparation des opérations pré et post jurys.
* Organiser et superviser les activités de 5 gestionnaires pédagogiques.
* Coordination avec les responsables pédagogiques des différentes années et des mentions de diplômes (programmation de réunions, remontées d'informations ...).
* Participation à la préparation des évènements (pré-rentrées, journée des masters, journée d'insertion professionnelle, journées portes ouvertes).
* Organiser l'archivage des documents pédagogiques (listes d'émargement, copies examens, relevés de notes non réclamés ...).
* Elaborer les emplois du temps de licence et de master (semestre 1 et 2).
* Gestion pédagogique transversale.
* Gestion transversale des stages (Amélioration circuit signature des conventions de stages sur Nuxéo, création d'un fichier des terrains des stages ...).
* Coordination avec le service handicap pour les étudiants en situation de handicap.
* Coordination pour les étudiants salariés et en reprise d'études.
* Coordination pour les étudiants en échanges internationaux.
* Supervision de la procédure d'obtention du titre professionnel de psychologue.
* Assistance à la planification et à l'accès aux outils des campagnes de candidature : Parcoursup, Mon Master, Commissions pédagogiques ...
* Suivi des effectifs en période de rentrée.
* Restitutions d'enquêtes diverses.
* Coordination des enseignements de langues avec le CDL.
* Coordination avec les autres UFR pour les EC transversaux (flux entrants et sortants).
* Suivi de l'engagement étudiant.
* Mise en place de projet d'animation de la vie étudiante de l'UFR et du campus.
* Coordination avec la Direction de la Formation.
* Coordination de la mise à jour des maquettes et des campagnes LMD.
* Consolidation des données statistiques.
* Coordination avec l'IED.
* Harmonisation des pratiques administratives.
* Suivi de la composition des conseils de perfectionnement.
* Collaborer aux campagnes de recrutement des étudiants (tuteurs d'accueil et d'accompagnement) et les recrutements de renforts ponctuels (surveillants d'examens, vacataires, stagiaires).
* Sélectionner les candidatures.
* Prévoir les plannings.
* Prévoir les éventuelles formations et accès aux applications.
* Référent APOGEE et Pégase.
* Assister et accompagner l'ensemble des utilisateurs de l'UFR.
* Assurer l'interface entre l'UFR et la cellule Apogée.
* Superviser le processus d'inscriptions administratives spécifiques (hors délais ...).
* Suivi du déploiement de PEGASE et accompagnement des gestionnaires.
* Référent EDTSOFT.
* Assister et accompagner les utilisateurs de l'UFR.
* Vérification de la saisie des emplois du temps.
* Examiner les demandes ponctuelles.
* Gérer les urgences.
* Participation aux réunions d'information à destination des usagers.
* Soutien logistique aux événements de rentrée.
* Accueil des nouveaux enseignants.
* Inscription et gestion des dossiers pédagogiques des étudiants.
* Suivi et traitement des résultats d'EC.
* Suivi et vérification des cursus, préparation et établissement des PV de jury.
* Suivi pédagogique des dossiers d'équivalence.
* Inscriptions informatiques des EC.
* Gestion de l'information sur le site Internet.
* Participation à l'élaboration de tableaux de bord synthétiques.
* Suivi de population étudiante.

Compétences requises :

* Excellente connaissance de l'organisation pédagogique d'un établissement d'enseignement supérieur.
* Rigueur et sens de l'organisation et du relationnel.
* Capacité de travail en équipe.
* Force de proposition et sens de l'innovation.
* Aptitude à la conduite de projets, rédaction de synthèses, élaboration de tableaux de bord.
* Réactivité.
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