Vous souhaitez mettre vos compétences en gestion administrative au service d'un environnement universitaire dynamique ? Rejoignez le département de Mathématiques en tant qu'assistant(e) et contribuez à son bon fonctionnement en accompagnant la direction dans ses missions quotidiennes.
Votre rôle consiste à assurer l'information et l'orientation des personnels, étudiants et usagers par mail, téléphone et via les plateformes dédiées. Vous avez la charge de l'accueil, de la gestion du courrier, de l'organisation des rendez-vous et des convocations des étudiants. Vous planifiez les réunions, assemblées générales et élections, tout en veillant à la communication interne du département par la rédaction de documents et de comptes rendus. Vous assurez également l'organisation des déplacements des enseignants et étudiants ainsi que la gestion des réservations de salles et du matériel. Le suivi des commandes et du budget du département fait partie de vos missions, tout comme la participation à la mise à jour du site web et l'appui aux projets pédagogiques et professionnels des étudiants.
Vous prenez en charge la gestion des services d'enseignement des personnels permanents et vacataires via le logiciel OSE. Vous suivez le processus de recrutement des vacataires, du contact initial jusqu'à la mise en paiement, en veillant à la constitution des dossiers et à la validation des services prévisionnels et réalisés. Vous supervisez également la gestion administrative des services d'enseignement des enseignants titulaires et le suivi des heures complémentaires.
Vous assurez un relais essentiel entre le département et le service de la scolarité en actualisant les informations sur les enseignements dans APOGEE et CELCAT. Vous participez à l'élaboration des emplois du temps de L3 et Master, à l'organisation des examens et jurys, et au suivi des convocations des enseignants. Vous informez les équipes pédagogiques des aménagements spécifiques pour les étudiants en situation de handicap ou sous statut particulier. Vous êtes également chargé(e) de la gestion des groupes de TD, de la transmission des listes aux enseignants et de la collecte des notes de contrôle continu pour leur saisie dans APOGEE.
Vous apportez un appui aux équipes pédagogiques de l'UFR pour la mise en place de projets transversaux liés aux formations. Vous participez à la gestion du site web, au développement d'outils numériques et à l'organisation d'événements institutionnels tels que les cérémonies de remise de diplômes ou les journées portes ouvertes.
Autonome, rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer plusieurs missions en parallèle et travailler en équipe. Votre sens du relationnel et votre capacité d'adaptation vous permettent d'évoluer efficacement dans un environnement universitaire en interaction avec de nombreux interlocuteurs.
Envie de relever ce défi ? Postulez dès aujourd'hui et contribuez activement à la vie du département de Mathématiques !
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Utiliser les outils numériques
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Créée en 1991, l'UVSQ est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au cœur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre fondateur de l'Université Paris-Saclay.
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