Responsable du service admissions et concours - h/f

Description

Mission:
Le/la responsable du service est chargé.e de l'organisation de la sélection des candidats à l'entrée de l'Ecole par voies de concours et de sélection sur dossier. Il/elle assume en outre, la coordination de la Banque d'Epreuves Littéraires (travail avec les partenaires, le Ministère), ainsi que le suivi des dossiers communs avec les autres ENS.
Il/elle encadre et anime une équipe de 6 personnes.

Activités relatives aux concours des élèves

* établir les calendriers
* constituer les jurys (concours littéraire) et préparer les décisions de nomination des jurys (concours littéraire et scientifique)
* élaborer et mettre à jour différents documents : projets d'arrêtés, consignes, plaquettes, préparation des décisions notamment les jurys des concours, rapport des concours (concours littéraire) etc.
* réceptionner les propositions de sujets N et de programmes N+1
* préparer les réunions des commissions de choix des sujets et programmes et participer à ces réunions (concours littéraire)
* transmettre et suivre la fabrication des sujets et leur diffusion aux centres d'écrit (concours littéraire)
* organiser la logistique des épreuves d'admissibilité et d'admission
* organiser la (les) journée (s) de rencontre (s) entre les professions des CPGE et les jurys concours (concours littéraires)

Activités relatives à l'admission sur dossier

* organiser les réunions de la commission d'admission des candidats et s'assurer de la publication et des notifications des résultats des commissions
* assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
* contrôler l'application des règles et procédures administratives
* Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses
* mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
* mettre à jour les informations sur le site internet de l'Ecole et le site commun aux ENS et partenaires des concours
* mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
* réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes

Activités associées

* participer au développement de l'application informatique de gestion des concours communs aux trois ENS
* participer au développement des banques d'épreuves littéraires et scientifiques
* rédiger les projets de convention entre ENS de Lyon et les partenaires de la BEL à valider par le service juridique, et en suivre le circuit jusqu'à la signature
* suivre les conventions liées aux autres banques d'épreuves (BLSES et concours scientifiques)

Le service admissions et concours, composé de 7 personnes, fait partie du service de l'administration aux études au sein de la Vice-Présidence aux études de l'ENS de Lyon.
Le/la responsable du service admission et concours est rattaché hiérarchiquement à la responsable du service de l'administration aux études.

Relations internes :
Les membres du jury de concours, les services rattachés à l'administration aux études, la direction de la comptabilité, le service reprographie, la direction des ressources humaines, ENS média, le service logistique, le service médical, la DSI.

Relations externes :
Les membres de jury de concours, les partenaires externes (Crous, Ministère, rectorat etc), les services concours des autres ENS, les fournisseurs.

Profil recherché

Les connaissances relatives à l'environnement professionnel :

* connaitre les textes réglementaires relatifs à l'organisation et au déroulement des concours administratifs
* idéalement, connaitre les règles fondamentales de l'organisation des concours des ENS
* connaitre les principes de sécurité liés à l'organisation d'un concours
* connaitre les principes de préparation des centres d'écrit
* connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
* connaissances budgétaires générales
* Langue anglaise : B2 à C1
* connaissance des techniques de management et de conduite de projet
* connaissance des techniques de négociation

Les compétences opérationnelles :

* rédiger des documents administratifs (notes, courriers, conventions etc)
* préparer des éléments de langage, rédiger des synthèses
* préparer les textes réglementaires avant publication au bulletin officiel
* jouer un rôle de conseil et d'aide à la décision
* utiliser les applications informatiques de gestion de concours et les logiciels bureautiques
* mettre en œuvre une méthode d'interprétation d'une réglementation, animer une équipe, déléguer, évaluer, organiser l'activité, transmettre des connaissances
* concevoir des tableaux de bord
* piloter un projet
* prévenir et gérer des situations sensibles ou conflictuelles

Les compétences comportementales :

* capacité de conceptualisation
* capacité prospective
* capacité à développer une vision stratégique
* capacité d'organisation et de méthode
* capacité à analyser les situations et à rendre compte
* capacité à réagir promptement (dans certaines situations)
* faire preuve de patience
* faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité
* rigueur, fiabilité, réactivité
* sens du relationnel
#J-18808-Ljbffr