Assistante de projet polyvalente h/f

A propos du poste

INATIS recrute un Assistante de Projet Polyvalente H/F

Missions:

> Pour l'équipe projet:
-Gérer la correspondance (lettres) arrivée/départ du Projet : numérotation, enregistrement dans la base GAIA du projet, diffusion et classement dans la base
-Gérer les comptes-rendus de réunions, les weekly et monthly reports: numérotation, enregistrements dans la base GAIA du projet, obtention des signatures, émission et classement dans la base
- Organiser les réunions (accueil visiteurs, réservations des salles de réunions, pauses café, accès Wifi, etc.)
- Organiser les voyages dans l'outil Voyages spécifique
- Gérer la logistique (Service Généraux, déménagements, etc.)
- Mettre à jour les différents tableaux de bord (liste téléphonique, congés, etc.)
- Gérer les accès aux différents outils Projet.
- Participer à l'organisation des évènements.
- Assurer les diverses tâches déléguées par la Lead Assistante.
->Assister l'équipe Procurement:
- Gérer les diverses correspondances et documents : Client, Sous-traitants, etc.(préparation/rédaction des lettres, signatures, envois selon les procédures du
projet, etc.)
- Gérer les courriers et comptes-rendus de réunions émis par les personnes de
l'équipe Procurement (mises en forme des comptes-rendus, envois pour signature, diffusions selon les procédures du projet, enregistrements dans la base de correspondance GAIA)
- Tenir à jour des tableaux de suivi (correspondances, commandes...)
- Réceptionner et diffuser les offres et les commandes
- Organiser les réunions en interne et avec les fournisseurs (accueil visiteurs, réservations de salles, pauses café, accès wifi, etc.
- Réceptionner, mettre en forme, diffuser et classer la correspondance relative au Procurement suivant le protocole mis en place.
- Assurer l'interface avec les intervenants externes et internes
- Gérer les différentes mailboxes Procurement.

Conditions :
- Localisation: Nanterre
- Contrat CDI

Avantages :
- Mutuelle prise en charge à 50%
- Droits à la formation
- Prise en charge à 50% du titre de transport
- Carte cadeaux pour les fêtes de fin d'année

Rejoindre INATIS c'est ...

· Intégrer un groupe à taille humaine, dynamique et proche de ses collaborateurs.

· S'engager pour une entreprise certifiée

A propos du profil recherché

Formation et langues :
- Bac + 3 gestion de projet
- Bilingue Anglais (lu/écrit/parlé) : niveau confirmé

Expérience professionnel:
- Entre 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire dans le Oïl & Gaz.

Compétences et aptitudes :
- Organisation, rigueur et respect des règles et de la confidentialité - Adaptabilité et bonne aptitude au travail en équipe (flexibilité, ...)

Logiciels :
- Maîtrise du Pack Office 365 : niveau confirmé (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote,
SharePoint)

A propos de l'entreprise

Le groupe INATIS est une société de conseil et ingénierie fondée en 2003.

Nous intervenons chez nos clients en assistance technique et réalisons des projets à travers nos prestations forfaitaires.

Notre goût pour les défis technologiques et le savoir-faire de nos collaborateurs nous permet d'intervenir aujourd'hui efficacement sur toutes les phases d'un projet d'ingénierie, en France et à l'International, dans le domaine de l'Energie, de l'Industrie, et du Transport terrestre et aérien.