Description :
Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e gestionnaire pour l'organisme de formation IFAPS à temps plein
MISSION GÉNÉRALE DU POSTE:
Collaborer avec la responsable développement professionnel et la coordinatrice pédagogique afin d'assurerla gestion administrative, financière, bureautique et logistique des offres de l'organisme de formation l'IFAPS.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Gérer les aspects logistiques :
* réservation des salles et du matériel, préparation des ouvertures des salles de formation
* reprographie des supports pédagogiques
* accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l'établissement ou professionnels de l'établissement)
* participation active à la mise en œuvre de colloques
Créer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l'activité
* mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs.)
* relevé des données en vue de statistiques
* communication des données statistiques et participation à l'élaboration du bilan pédagogique et financier, et du rapport d'activité du plan de formation
Archiver les documents en lien avec la réglementation: conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formation
Assurer les fonctions d'accueil du service développement professionnel(activité tournante sur l'ensemble de l'équipe) :
* réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
* accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels
* traitement de la messagerie personnelle et de la messagerie commune IFAPS
* rédaction de courriers internes et externes
* traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures
Traiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l'IFAPS via le logiciel de l'organisme:
* Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le logiciel, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance),
* Engagement financier et mise à jour,
* Recensement et suivi des inscriptions,
* Suivi des conventions avec les établissements demandeurs,
* Contrats de recrutement des intervenants,
* Préparation des fiches honoraires des intervenants et de l'état de frais si nécessaire,
* Synthèse des questionnaires d'évaluation,
* Facturation (émission de titres),
* Clôture administrative et financière des dossiers,
* Mise en application des procédures du service.
Profil recherché :
DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION:
* Diplôme(s)/qualification(s) dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion
* Expérience(s) professionnelle(s) dans le domaine de la formation (service de formation et/ou organisme de formation), des RH et/ou de la gestion de portefeuilles d'activités.
CONNAISSANCES:
* Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
* Logiciel de l'IFAPS, DEMATIC, SPHINX et le logiciel Gesform
* Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs.
* Organisation et fonctionnement interne des acteurs régionaux
* Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.
* Législation liée à un organisme de formation
* Communication orale et écrite
SAVOIR ÊTRE :
* Professionnalisme
* Écoute, discrétion,
* Réactivité
* Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie
* Esprit d'initiative et créativité
* Sens de l'accueil et disponibilité
* Respect de l'organisation mise en place
* Organisation et méthodologie
* Rigueur
SAVOIR FAIRE:
* Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels
* Transmettre aux bons interlocuteurs, à bon escient et en respectant la discrétion professionnelle les informations
* S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
* Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies,
* Classer et mettre à jour les dossiers
* Définir les priorités
* Désamorcer les situations difficiles: impatience, stress, agressivité.
* Construire et exploiter des tableaux de bords
* Organiser sa charge de travail et l'optimiser
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
* Horaire de travail: 8H30 à 16H15
* Présence obligatoire d'un des agents durant les horaires d'ouverture du service
* Organisation du temps de travail s
Experience: Expérience souhaitée
Secteur d'activité: Activités hospitalières
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