Huissier h/f

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population de la DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, le Service de l'accueil a pour mission:

l'accueil de l’ensemble des administrés (visiteurs, élus, partenaires..).

L'identification des demandes et la délivrance de renseignements, l'orientation et l'accompagnement des administrés, l'accueil protocolaire et la représentation lors de manifestations.

Vous assurerez la gestion et la distribution des documents, courriers, petits colis et parapheurs.

Vous assurerez la réception des appels téléphoniques internes ou externes parvenant au standard.

En qualité d'Huissier, vous assurerez l'accueil, l'orientation et l'accompagnement des usagers pour améliorer l’accès au service public.

Vous assurerez la gestion et la distribution des documents, courriers, et parapheurs, la représentation protocolaire lors des manifestations officielles.

MISSIONS PRINCIPALES :

La mission de l’agent se décompose de 3 manières différentes :

- accueil physique des usagers.

- distribution /ventilation du courrier.

- représentation officielle.

- Accueil :

- accueil, orientation et accompagnement des usagers.

- orientation vers les services compétents ou vers le lieu de rendez-vous.

- accompagnement jusqu’au lieu de rendez les visiteurs préalablement annoncés.

- annoncés à l’interlocuteur concerné.

- formulation d’accueil et de prise de congé des visiteurs.

- accueil soit derrière la banque, soit lors de l’accompagnement.

- Collecte et distribution de documents.

- réception ou retrait du courrier / parapheurs / journaux.

- identification des destinataires et tri des différents documents.

- enregistrement et ventilation dans les cases.

- conditionnement en vue d’acheminement dans des bacs, chemises, sacoches…

- exécution de courses et transport de plis urgents à la demande des services rattachés au site.

- collecte et dépose du courrier selon l’organisation et les contraintes de service liées aux différentes tournées.

- utilisation de chariots et véhicule de service suivant la tournée désignée (non figée).

- Manifestations, Mariages :

Participation lors des différentes manifestations :

- gestion des flux / filtrage du public ou des invités.

- accueil protocolaire (tenue de cérémonie).

- dépôt de gerbes selon la manifestation.

Participation lors des mariages :

- Accueil des mariés et des invités.

- Gestion des flux en liaison avec la Police Municipale.

- Coordination avec le service des mariages et les élus.

- Préparation des salles de mariages et installation des invités.

- Accompagnement de l’élu en salle lors de la cérémonie.

- Port obligatoire d’un uniforme délivré par la collectivité.

- Horaires : En poste à 8h30 vêtu(e).

- Vestiaires à disposition.

Annexes :

- Faire remonter toute information liée à la sécurité des usagers et des bâtiments.

- Pour le compte des Élus, transport et destruction de documents aux Ateliers du livre (utilisation d’un destructeur de documents après formation).

- Assurer les permanences et les gardes en mairie et annexes en dehors des heures et jours ouvrés.

- Assurer l’accueil protocolaire et la transmission des documents lors des mariages en Mairie en semaine et le samedi.

- Assurer l’accueil à la demande du service du protocole (dépôt de gerbes, accueil de personnalités…) lors de cérémonies ou autres manifestations officielles.

- Assister aux conseils municipaux afin d’assurer la transmission des informations et de documents divers.

- Mise en configuration des salles de réunion de la mairie principale.

- Remplacer ses collègues lors d’absences et des pauses méridiennes.

MISSIONS SECONDAIRES :

- Polyvalence au sein des 4 autres services de la Direction en cas de nécessité de service.

Conditions de travail :

- Cycle de travail de 37h30 avec 14 jours de R.T.T. (amplitude horaire élargie selon les besoins du service) (journée de solidarité déduite).

- Dépassements horaires, travail de nuit, week-end et jours fériés, astreintes éventuelles.

- Contact quotidien avec le public.

- Port d’un uniforme fourni et obligatoire / vestiaire.

- Participation à des manifestations (bâtiments ou sites extérieurs).

- Déplacements quotidiens à pied, au moyen d’un deux roues, d’un véhicule de service ou des transports en commun.

- Manutention légère.

- Vestiaire, talkie walkie, badge d’accès nominatif et chariots courriers mis à disposition.

- Risque de chutes / agressions physiques ou verbales.

- NBI : oui.

- RIFSEEP 6.

NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT).

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent de la catégorie C de la filière Administrative ou Technique.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme : CAP/BEP Métiers du Tertiaire/ Bac Pro. Mention complémentaire accueil/réception.

Permis A et/ou B de plus d’un an.

Compétences :

- Appréhender les différents aspects de la fonction accueil.

- Connaissance de l’environnement institutionnel.

- S’exprimer de façon claire, concise et avec tact.

- Soigner son image et adopter une attitude professionnelle et discrète.

- Se conformer aux procédures, respecter un planning d’interventions.

- Avoir le sens des priorités.

- Optimiser ses déplacements.

- Savoir appréhender les situations conflictuelles et les désamorcer.

- Rendre compte.

Qualités :

- maîtrise de l’accueil protocolaire.

- aptitude relationnelle et diplomatie.

- méthode et sens de l’organisation.

- sens du service public.

- efficacité, disponibilité et polyvalence.

- rapidité d’exécution.

- maîtrise de soi et de son image.

- réserve et discrétion.

- bonne condition physique.