Gestionnaire vie institutionnelle

Poste de gestionnaire vie institutionnelle, pour le service des assemblées et vie institutionnelle.

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 162 000 habitants, 16ème ville de France), recrute, par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e gestionnaire vie institutionnelle sur le cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.


Rejoindre les équipes de la mairie de Villeurbanne, c’est intégrer la 3eme ville de la région Auvergne Rhône- Alpes et la 2eme commune de la métropole de Lyon (162 000 habitants). Une ville jeune, dynamique dotée d’une vie culturelle riche, (Capitale française de la culture en 2022). C’est prendre part à un projet qui place l’humain au cœur des politiques publiques, pour répondre aux enjeux de transition écologique et de démocratie renouvelée.

Au sein de la Direction générale des services et sous la responsabilité de la responsable du service assemblées et vie institutionnelle, vous serez en charge de la coordination et de l’organisation des instances du conseil municipal (planification, organisation et gestion des assemblées et des commissions spécialisées). Vous serez également un appui juridique et administratif à la gestion des activités du service assemblées et vie institutionnelle.

En tant que gestionnaire vie institutionnelle vos missions seront les suivantes :

* Préparation et gestion du conseil municipal et ses instances
* Retroplanning et tenue des délais
* Gestion des rapports: réception, mise en forme, contrôle et sécurisation (administrative, juridique et budgétaire)
* Interface utilisateur et DSI
* Préparation des commissions spécialisées
* Envoi du conseil et organisation matérielle de la séance
* Traitement post séance et télétransmission
* Assurer les envois de document au Cabinet de sténotypie et au service reprographie.
* Classement et archivage
* Préparation du registre
* Gestion des actes
* Participer à la sécurisation juridique des actes réglementaires (délibérations, arrêtés, décision) et des actes proposés à la décision des élus (courrier, etc), publicité, etc..
* Prendre en charge des analyses juridiques de premier niveau en lien avec la DJCOP
* Apporter conseil et accompagnement aux services et contribuer à la construction d’une démarche qualité des actes produits (outils, référentiels, fiches de procédure, formation, animation métier…).
* Vie institutionnelle
* Instruction et suivi des représentations des élus.es dans les organismes extérieurs.
* Appui à la gestion statutaire des élus.es (formation, frais de mission, indemnités, question statutaire de premier niveau, etc)
* Appui à la préparation de la future mandature
* Prise en charge des actions de communication interne du service et suivi
* Rédaction de notes
* Conduite de projet
* Contribuer à la mise en place du futur logiciel des assemblées (groupes de travail, formalisation d’outils, accompagnement des services, etc. ) et assurer dans la durée le suivi de l’interface utilisateur.trices (plateforme en lien avec l’éditeur et la DSI).
* Contribuer au projet de dématérialisation des arrêtés et de publicité des actes
* Appui administratif divers
* Suivi transversal des adhésions en lien avec la cellule financière
* Renouvellement des marchés publics
* Appui ponctuel à tout dossier en lien avec l’activité du service


Compétences


Profil recherché :

* Compétences
o Compétences juridiques confirmées et appliquées aux actes des collectivités
o Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des assemblées des collectivités
* Savoir-faire
o Maitrise des outils informatiques et capacité à utiliser des logiciels métier
o Aptitude à dialoguer avec différentes partenaires (Elus.es, services, partenaires…)
o Capacité de formalisation et rédactionnelle
* Savoir être et attitudes requises
o Capacités organisationnelles
o Rigueur
o Autonomie
o Capacité d’initiative
o Qualités relationnelles
o Réactivité
o Résistance au stress
o Discrétion


Contraintes du poste


Spécificité liée au poste :

* Organisation du rythme du travail en lien avec le calendrier du conseil municipal et des commissions spécialisées. 7 conseils municipaux et 21 commissions par an.
* Eventuelle présence lors des séances du conseil municipal et des commissions spécialisées.


Informations complémentaires

En tant que gestionnaire vie institutionnelle vous serez amené.e à travailler en lien avec la directrice générale des services et les membres de la direction générale, du directeur de cabinet et des membres du cabinet, ainsi que des collaborateurs.trices de groupes politiques, les élus.es et les assistants.es d’élus.es. Vous serez également en relation avec les services de la préfecture, mais aussi les collectivités, les organismes et partenaires institutionnels.


Informations du poste :

* Date de prise de poste prévue: Juillet 2025
* Lieu de travail: Hôtel de Ville, place Lazare Goujon, Villeurbanne (Rhône)
* Rémunération minimum:1783 euros net avant impôt par mois.

Attention: il s’agit ici de la fourchette la plus basse pour une personne débutante, à cela peut également s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.

+ complément annuel: 500 euros brut maximum

* Offre d’action sociale Plurélya
* Famille: allocations mariage/pacs, naissance, départ à la retraite…
* Budget: chèque-vacances, prêts personnels…
* Loisirs et culture: carte culture, chèque UP Sport et Loisirs…
* Scolarité: allocations collège, lycée, post-bac + soutien scolaire gratuit en ligne.
* Vacances: allocations séjours vacances, vacances jeunes, séjour linguistique…
* Déplacements: Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% + Offre de mobilité durable (vélo, covoiturage, auto-partage)
* Santé: participation employeur à la complémentaire santé annualisée

Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à Monsieur le maire, en les déposant sur le site Internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 11 mai 2025.

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