L' agent sécurité civile (H/F) assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.
Centraliser l'instruction et assurer le traitement des dossiers de sécurité des Établissements Recevant du Public (ERP).
-Gestion administrative de l'ensemble des éléments afférents aux ERP.
-Suivi de certaines manifestations d'importance en lien avec les services internes et externes de la collectivité
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
* Accueil téléphonique et physique
* Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Relever et transmettre les messages
* Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
* Traitement et suivi administratif
* Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Mettre à la signature
* Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
* Classer, archiver les documents
* Reprographier
* Préparer, enregistrer des bons de commande
* Enregistrer et ventiler des factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de
travaux factures...)
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord
Suivi administratif et contrôle de la conformité des ERP :
* Conseiller les administrés ou les techniciens de la commune sur les dossiers de travaux liés à la sécurité incendie ou à
l'accessibilité aux personnes atteintes d'un handicap
* Étudier les dépôts de demande d'autorisations des travaux
* Tenir à jour la liste des ERP de la commune
* Transmettre les procès-verbaux des commissions de sécurité et d'accessibilité aux chefs d'établissement après analyse
(avis défavorable ou favorable)
* Transmettre les dossiers de travaux de sécurité des exploitants à la Sous-préfecture après une mise en demeure ou un
arrêté de fermeture
* Suivre les avis défavorables de la commission
* Effectuer les relances téléphoniques et postales suite aux mises en demeure
* Faire les arrêtés d'ouverture, de fermeture et d'autorisation de travaux
* Faire les avis de sécurité incendie des établissements
* Assister aux visites de la commission de sécurité
Coordination des activités du service en l'absence du responsable :
* Organiser et planifier la prise en charge des activités par les agents
* Veiller à l'application des lois/règlements, des procédures Mairie et spécifiques à l'activité
* Contrôler la réalisation des activités et leur qualité
* Connaissance des règles et procédures administratives, financières, juridique applicables dans la collectivité
* Connaissance organisation et fonctionnement de la fonction publique territoriale et de la collectivité
* Connaissance approfondie des dispositions légales et réglementaires en matière de sécurité (incendie ERP, code du
travail, réglementation des manifestations)
* Connaissance du territoire Saint-Paulois
* Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
* Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
* Connaissance de la collectivité
* Technique de secrétariat
* Technique de prise de notes
* Maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, tableur, Internet, Intranet, ...)
* Maîtrise des logiciels spécifiques
* Maîtriser son environnement professionnel et les informations sur les services
* Maîtriser les modes de fonctionnement et procédure des autres administrations intervenant en matière de sécurité
(SDIS, DEAL, Préfecture...)
* Être capable d'encadrer et d'animer une équipe
* Être capable de rendre compte
* Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondances
* Être capable de développer des outils de veille juridique et de diffuser l'information auprès des élus, agents, usagers
* Être capable de gérer les situations de stress
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative et d'instruction des dossiers sécurité
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Capacité rédactionnelles
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication et du relationnel
* -Être à l'écoute des élus, agents, usagers
* Sens de la pédagogie
* Savoir formuler dans un langage simple des informations techniques et réglementaires
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir négocier
* -Savoir travailler en équipe
* Savoir organiser et gérer les priorités
* Accueillir le public avec amabilité
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalent(e)
* Dynamisme
* Motivation
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