Chargé (e) de gestion administrative et financière h/f

Vous assurez la gestion administrative et budgétaire du pôle musiques et théâtre .

Direction de la Culture

Poste sous l’autorité du Directeur du Pôle Musiques et Théâtre

Poste en lien fonctionnel avec l’adjointe au directeur du service culturel, le régisseur général et la coordinatrice de projets

1 – Gestion budgétaire et financière 25%

• Vous gérez la préparation et le suivi du budget du pôle : Investissement et fonctionnement

• Vous êtes en charge de la mise en œuvre et suivi des devis, bon de commande, et suivi de la facturation concernant :

le fonctionnement général en coordination avec le directeur ; la saison, en coordination avec le régisseur général et la coordinatrice projets.

• Vous réalisez des projections sur le budget en cours et les intégrations à l’outil de suivi et au tableau d’atterrissage budgétaire en lien avec la direction.

• Vous assurez le suivi et la mise en œuvre des demandes de devis faites aux fournisseurs par les enseignants et suivi des commandes correspondantes jusqu’à la validation des factures.

2 - Gestion administrative 25%

• Vous établissez des contrats liés à l’activité du pôle en lien avec les porteurs de projet. Vous êtes en charge de la validation et de la mise en signature jusqu’à la mise en paiement.

• Vous assurez les demandes d’autorisations pour l’organisation des manifestations du Pôle (hors dossiers préfecture)

• Vous effectuez les déclarations à la SACEM / SDRM / ADAMI

• Vous êtes en renfort au secrétariat en période de pics d’activité (Réinscriptions et inscriptions)

3 - Gestion RH : 20%

• Vous élaborez et mettez en signature les états d’heures supplémentaires mensuels.

• Vous assurez la saisie et le suivi (signature et transmission) des rémunérations des artistes extérieurs via GUSO

• Vous réalisez les demandes de personnel selon les besoins en remplacements définis par la collègue en charge du suivi du fonctionnement pédagogique. Vous vous assurez le cas échéant de la transmission des arrêts en DRH.

• Vous assurez l’interface entre les agents et la DRH concernant les demande de formation. Réalise un suivi du plan de formation.

4 – Participation à la gestion du bâtiment en interface avec le régisseur général 25%

• Vous gérez suivi des réservations et des changements de salles via Rhapsodie.

• Vous assurez un suivi des signalements des dysfonctionnements et demandes ponctuelles liées au bâtiment.

• Vous êtes garant du lien avec les services techniques.

5 – Communication

• Vous créez des visuels internes au PMT

• Vous mettez en forme la newsletter

Une expérience dans des fonctions similaires est indispensable

Compétences techniques

• - Maîtrise des outils bureautiques

• - Maitrise des logiciels CIVIL – RHAPSODIE - AGORA

• - Bonnes connaissances du secteur culturel
- Maîtrise de la préparation et du suivi budgétaire
- Connaissance des logiques liées au mécénat

Aptitudes professionnelles
- Autonomie

• - Capacités de communication

• - Anticipation, réactivité

• - Rigueur et sens de l’organisation

• - Disponibilité•

Localisation : Conservatoire de Musique puis Forum des Arts Charles Aznavour

Horaires : Vous travaillez sur une amplitude horaire de 38h par semaine

Travail ponctuel sur certaines manifestations en weekend et soirée

Droits aux congés : 25 jours de congés + 18 jours ARTT - Congés à prendre sur les vacances scolaires

Rémunération : rémunération indiciaire sur 13 mois, régime indemnitaire et prime annuelle

Action sociale : Participation de l’employeur à la complémentaire santé et à la prévoyance –

dispositif d’action sociale PLURELYA (chèques vacances, coupons sport…)