Chargé d'accueil, de gestion administratif et pédagogique

Votre rôle :

Vous accueillez, orientez et renseignez le public. Vous assurez le traitement administratif et comptable des dossiers des familles des enfants placés dans des Etablissements d’Accueil du Jeune Enfant (500 dossiers). Vous assurez la relation avec les familles, les EAJE et coordonnez la gestion pédagogique sur les EAJE.

Missions principales :

Missions réalisées en binôme afin d’assurer la continuité du service public

Accueil physique et téléphonique du public, gestion de l’information
- Accueil essentiellement téléphonique du public + Gestion de la Boite Mail du service, en relais avec l’Accueil Famille :
- Réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Conseils et participation à la bonne diffusion des informations auprès des familles
- Hiérarchisation des demandes d’informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
- Préparation des rendez-vous de l’élue

Traitement des dossiers administratifs
- Traitement des demandes de places sur le logiciel dédié
- Préparation et au suivi de la Commission d’attribution des placements en EAJE : préparation de la Commission, suivi des propositions de place et envoi des dossiers aux familles, réception et enregistrement des dossiers.
- Suivi régulier des contrats des familles avec les directions des structures.
- Gestion des déclarations d’accident en crèche
- Suivi de l'évolution de certains dossiers sensibles ou importants traités par la direction
- Assure des missions de secrétariat du service : Gestion de Post Office et rédaction des éléments de réponses

Gestion financière des demandes
- Relation avec les familles, les EAJE et la Direction des Finances
- Saisie, préparation et vérification des éléments des dossiers nécessaires à la facturation (Régularisation des factures (après génération) ...
- Suivi et préparation des éléments de facturation des vacataires.
- Établissement et mise à jour de tableaux de bord.

Soutien pédagogique Parentalité
- Assiste la DIR PE dans la mise en œuvre des projets d’établissements : (social, éducatifs)
- Anime le travail du réseau des professionnels intervenant dans le champ de la parentalité.
- Propose, met en œuvre des activités avec et pour les familles, coordonne et analyse les actions afin de définir les indicateurs relatifs à l’implication des familles dans les projets.
- Assure des missions d’accompagnement auprès des directions des EAJE et suit de la mise en œuvre du projet éducatif et droit de l'enfants (Charte) du bon accueil du jeune enfant et de ses parents et du développement d’actions éducatives et de lien social dans les crèches.

Missions de continuité de service:
- Assure la continuité du service pour l’engagement des bons de commandes, le suivis des bons à payer et des commandes alimentaires.
- Information et renseignement sur les modes d’accueil proposés par la mairie et d’une façon générale sur la commune: démarches administratives pour inscription, MàJ des demandes, suivi des dossiers, renseignement sur la facturation (mensualisation, heures supplémentaires) en relais du guichet unique.
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Traitement administratif et comptable des dossiers des familles des enfants placés dans des Etablissement d’Accueil du Jeune Enfant.
- Révision du taux d’effort des familles en cas d’évolution de leur situation familiale ou professionnelle.
- Révision annuelle du taux d’effort journalier de tous les dossiers des enfants placés.
- Réactualisation des demandes de place en EAJE
- Gestion des dossiers des familles relevant des régimes spéciaux
- Calcul du tarif journalier
- Rédaction des attestations de frais de garde.

COMPETENCES :

Missions de continuité de service:
- Assure la continuité du service pour l’engagement des bons de commandes, le suivis des bons à payer et des commandes alimentaires.
- Information et renseignement sur les modes d’accueil proposés par la mairie et d’une façon générale sur la commune: démarches administratives pour inscription, MàJ des demandes, suivi des dossiers, renseignement sur la facturation (mensualisation, heures supplémentaires) en relais du guichet unique.
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Traitement administratif et comptable des dossiers des familles des enfants placés dans des Etablissement d’Accueil du Jeune Enfant.
- Révision du taux d’effort des familles en cas d’évolution de leur situation familiale ou professionnelle.
- Révision annuelle du taux d’effort journalier de tous les dossiers des enfants placés.
- Réactualisation des demandes de place en EAJE
- Gestion des dossiers des familles relevant des régimes spéciaux
- Calcul du tarif journalier
- Rédaction des attestations de frais de garde.

VOS COMPETENCES

Compétences techniques :
- Maîtrise des règles d’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe, grammaire)
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prises de notes, etc…)
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne compétente
- Maitriser l’outil informatique (pack office) : Excel, Word, PowerPoint Outlook, Post office…
- Organisation et gestion du temps
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissance des différentes structures d’accueil et de leurs particularités
- Connaissance du projet d’accueil du service Petite Enfance
- Connaissance des règles à appliquer en matière de tarification préconisées par la CAF

_ Appréhender les enjeux de la famille, de la parentalité et des droits de l’enfant (sociétaux, psychologiques, politiques)
- Animer de rencontres entre professionnels, parents et enfants
- Identifier les ressources disponibles et travailler en transversalité.

Vos aptitudes :
- Aptitudes relationnelles et rédactionnelles
- Sens de l’accueil.
- Diplomatie, patience, discrétion.
- Esprit d’équipe
- Sens de l’organisation et rigueur
- Autonomie.
- Gestion du stress

SPECIFICITES :

Localisation : Hôtel de ville.

Horaires : horaires de l’hôtel de ville, 1 nocturne mardi ou mercredi.

Avantages et conditions d'exercice :

Temps de travail : 38H

Droits aux congés : 25 jours de congés + jours ARTT,

Rémunération : rémunération indiciaire et selon profil, 13 mois.

Action sociale : PLURELYA (chèques vacances, coupons sport…), participation complémentaire santé et prévoyance