Chef(fe) du pôle accueil soutien

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Membre de l’équipe de direction du secrétariat général commun (SGC) et participation aux points direction avec les référents des DDI.

Vous encadrez et animez une équipe intervenant sur les sites des DDI et de la préfecture sur les missions suivantes :

Logistique
-Conseils stratégiques en matière de travaux : programmation pluriannuelle, réponses aux appels à projets, propositions de travaux d’entretien
-Pilotage des travaux : programmation annuelle, définition des cahiers des charges, suivi de réalisation, financement en lien avec le pôle finance,
-Suivi des contrôles réglementaires et de maintenance,
-Entretien et gestion de la flotte de véhicules, élaboration du plan de renouvellement des véhicules,
-Maintenance bâtimentaire de premier niveau, suivi des intervenants en nettoyage,
-Inventaires mobiliers, recollement des œuvres d’art en résidences et en services administratifs,
-Manutention (mobilier, fournitures, papier, archives, déchetterie, aménagement des salles et salons pour évènements),
-Organisation de la conciergerie et de ses astreintes.
- Entretien des espaces verts

Accueil
-Téléphonique : organisation du standard, continuité du service, recherche de l’optimisation qualitative de l’accueil téléphonique,
-Physique : contrôle des accès, orientation des visiteurs et usagers sur l’ensemble des sites.

Courrier

Mise en place d’une organisation et d’outils permettant d’optimiser les fonctions suivantes, dans le cadre d’un fonctionnement sur trois sites distants :
-Tri et distribution du courrier arrivé pour les services,
-Expédition dans le cadre d’une maîtrise des coûts (mutualisation)

A noter que les missions de la présente fiche de poste sont susceptibles d’être adaptées en fonction de l’évolution de l’organisation du SGC.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le secrétariat général commun de la Haute-Saône est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministre de l’Intérieur.
Le SGC exerce ses missions sous l’autorité fonctionnelle des directeurs des DDI pour l’exécution à leur bénéfice de ces missions.
Il assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines et de mise en œuvre des politiques d’action sociale, selon le contrat de service.
Il est découpé en 4 pôles : Finances, Ressources Humaines, Accueil-Soutien et Numérique.
Les missions du pôle accueil/soutien sont les suivantes : accueil téléphonique, physique et numérique, gestion du courrier, gestion bâtimentaire et travaux, gestion du parc automobile

Composition et effectifs du service
1 chef de pôle et 13 agents

Liaisons hiérarchiques
Le SGC exerce ses missions sous l’autorité du préfet de département et
du Directeur du SGC

Liaisons fonctionnelles
Services internes, sous-préfecture, DDI, services de l'Etat...

Connaissances techniques
- Avoir des compétences budgétaires et comptables
- Connaître l'environnement professionnel
- Avoir des compétences en informatique - bureautique

Savoir-faire
- Savoir manager
- Savoir analyser
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s'organiser

Savoir-être
- Savoir communiquer
- Savoir s'adapter
- Savoir s'exprimer oralement
- Savoir accueillir

Vos perspectives :

Evolution vers tout autre poste à responsabilités similaires ou supérieures

Durée attendue sur le poste : 3 ans