Secrétaire (h/f)

L'Association Agena recherche un.e secrétaire.

Il/Elle aura pour principales missions :
- Assure l'accueil téléphonique des usagers et correspondants, gestion du standard.
- Réception, traitement et diffusion de l'information auprès des services.
- Réalisation de divers travaux bureautique.
- Veille au bon fonctionnement des équipements et matériels (photocopie, fax, téléphone ).
- Assure le suivi et la mise en forme des dossiers, des plannings, tableau de bord
- Élaboration d'outils de suivi.
- Élaboration et actualisation de procédures écrites liées à son activité.

Activités spécifiques :
- Organiser et réaliser le travail en référence des procédures définies, et en tenant compte des instructions données par le chef de service.
- Réception, traitement et diffusion de l'information: enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général .
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, facturation, plan d'occupation, tableaux des familles, rapports...), tri, classement, archivage, numérisation, suivi et mise à jour des plannings, préparation des documents.
- Gestion des dossiers APL notamment demandes et suivis versements CAF (Téléchargement de dossiers, résolution de problèmes, relances, bordereaux CAF, remboursement de trop-perçu).
- Gestion des facturations, encaissement, suivi des paiements, courriers de relances et un point trimestriel avec le comptable.
- Gestion administrative et statistique des admissions.
- Élaboration d'outils de suivi : actualisation des places, plan d'occupation et tableaux familles, etc.
- Transmission des plans d'occupation et états mensuels aux partenaires et financeurs.
- Gestion, distribution et suivi des chèques services.
- Affichage, communication/diffusion interne.

Rémunération selon les accords CHRS avec possibilité de reprise d'ancienneté.
Possibilité de prolongation du contrat

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.