Responsable de la maison de l'artisanat et du commerce (h/f)

Au sein de la Direction de la Règlementation, de la DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, la Maison de l'Artisanat et du Commerce a pour missions :
- D'accueillir, renseigner (remise d'un livret contenant les documents utiles et nécessaires) ;
- D'accompagner et réaliser les démarches administratives (par voie dématérialisée ou en version papier) ;
- De pré-instruire les dossiers ;
- D'échanger sur demande avec les services compétents (avec ou sans RDV) ;
- D'encaisser les redevances ;
- D'organiser des permanences thématiques des services VDN et NCA ou avec des partenaires extérieurs ;
- D'organiser des sessions de sensibilisation à destination des commerçants et artisans.

En qualité de Responsable de la Maison de l'Artisanat et du Commerce, vos missions seront :
- Accueil physique et téléphonique, orientation et accompagnement des commerçants, artisans et usagers ;
- Encadrement et management du personnel ;
- Identification des demandes et délivrance de renseignements ;
- Production, exploitation et maintenance des supports documentaires appropriés ;
- Accueil à l'occasion des évènements organisés (sessions d'information, séminaires, etc) ;
- Appui et accompagnement des usagers dans leur démarche administrative ;
- Coordination des activités et des permanences ;
- Suivi statistiques et suivi des doléances.

* Accueil et délivrance de renseignements :
- Analyse et compréhension de la demande ; questionnement complémentaire éventuel ;
- Délivrance immédiate de renseignements ;
- Transmission de plaquettes, de livrets d'information ou formulaires en fonction de la demande ;
- Gestion des plannings de RDV : prise de rendez-vous en ligne sur e-sirius ;
- Orientation vers les gestionnaires compétents en fonction de l'organisation mise en place ;
- Vérification des rendez vous et accompagnement des usagers ;
- Accueil des partenaires internes et externes ;
- Mise à jour des fiches d'informations en lien avec les services.

* Encadrement et management du personnel :
- Encadrement et évaluation de l'agent d'accueil :
- Organisation et contrôle de l'activité :
- Assistance dans la gestion des situations conflictuelles et des dossiers présentant une difficulté :
- Mise en oeuvre et organisation d'une formation continue sur les différentes procédures.

* Appui et accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives :
- Connaissance des métiers et des formulaires ;
- Aide et accompagnement des usagers sur les démarches administratives (version papier et version dématérialisée) ;
- Aide à la constitution des dossiers ;
- Veille au bon fonctionnement des ordinateurs mis à disposition ;
- Recherche d'informations pour toutes sollicitations/demandes hors périmètre métiers afin d'accompagner les usagers.

* Coordination des activités et des permanences :
- Elaborer, suivre et actualiser les procédures, les formulaires et outils internes au guichet ;
- S'assurer de l'appropriation des procédures et du suivi des demandes urgentes ou sensibles en lien avec les services ;
- Développer le lien avec les services de la Direction et les différents partenaires : URSAFF, CCI, etc :
- Proposer, planifier et organiser des permanences thématiques.

* Suivi statistiques et suivi des doléances :
- Concevoir les tableaux de bord pour mesurer l'activité du guichet : statistiques, analyse des besoins, propositions de solutions :
- Recueillir les doléances et en assurer le suivi en lien avec les services.

Missions secondaires :
- Participation et animation de réunions ;
- Rédaction de documents, courriels, compte-rendu.../gestion du fonds documentaire ;
- Gestion des outils informatiques et participation à la mise en place de la dématérialisation des démarches.

Conditions de travail :
- Cycle de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Amplitude horaire : 8h30-17h du lundi au vendredi ;
- Travail de bureau ;
- Activité sur écran informatique ;
- Accueil du public ;
- Utilisation de logiciels métier ;
- Bouton d'alerte ;
- NBI : NON ;
- RIFSEEP 3 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram lignes 1 et 2 + bus à proximité ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : non ;
- Véhicule de service : non.

NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie B de la Filière administrative.

Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme : niveau de diplôme afférent au cadre d'emplois.

Compétences :
- Appréhender et répondre aux différents aspects de la fonction d'accueil ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Posséder des connaissances élémentaires du tissu socio-économique local ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle de la collectivité et de la Direction, être en mesure de renseigner et d'orienter ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations ;
- Représenter l'image de la collectivité de manière positive et responsable ;
- Se montrer disponible et à l'écoute ;
- Se conformer aux procédures mises en place ;
- Savoir utiliser les logiciels standards et/ou métier ;
- Posséder des notions d'une ou plusieurs langues étrangères ;
- Capacité rédactionnelle ;
- Intégrer les normes et pratiques d'une démarche qualité ;
- Management.

Qualités recherchées :
- Faire preuve de discrétion et de neutralité ;
- Maintenir sa vigilance et son calme ;
- Bon niveau en orthographe ;
- Bonne présentation ;
- Aptitude relationnelle conviviale et positive ;
- Méthode et sens de l'organisation ;
- Efficacité et rapidité d'exécution ;
- Disponibilité et sens du service au public ;
- Adaptabilité ;
- Connaissance du tissu économique et social ;
- Etre force de proposition.