Secrétaire de direction au sein du pôle embellissement et entretiens

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous assurez les activités administratives du service. Vous aurez un rôle crucial dans l’organisation efficace des opérations administratives en veillant à la bonne exécution et au bon suivi des tâches administratives.

*Gestion des tâches administratives

Accueil physique et téléphonique (renseigner les usagers, prise de messages, hiérarchisation et orientation des demandes) ;

Gestion, traitement et suivi des courriels ;

Assurer un lien fonctionnel avec les chefs de pôle sous couvert du Directeur Général des Services ;

Développement et maintien de la communication entre les pôles du service ;

Rédiger tous documents administratifs utiles et nécessaires au pôle ;

Transmission des informations relatives aux heures supplémentaires et absences des agents du pôle après du service des ressources humaines ;

Enregistrement et suivi des déclarations d’assurance ;

Suivre les demandes formulées par les administrations ;

Veille règlementaire ;

Gestion administrative et logistique du magasin. Réceptionner, stocker, préparer les besoins, les commandes et distribuer les équipements de protections aux agents, en veillant aux normes de sécurité et processus dans le logiciel ATAL ;

Polyvalence sur des missions transversales selon les projets de la collectivité ;

Toutes tâches relevant des compétences de l’agent suivant les besoins du service.

Relations :

*en interne : Ensemble des services communaux, élus

*en externe : Les usagers, les administrés, les prestataires, les administrations.

Contraintes et difficultés particulières du poste :

*Réactivité en cas de situations urgentes ;

*Respect des normes de sécurité.

Expérience professionnelle souhaitée : Disposer de connaissances générales dans ce même secteur. Avoir occupé un poste de secrétariat de direction ou un poste similaire.

Statut : Poste en remplacement d'un agent titulaire ouvert au grade d'Adjoint administratif (C) ou au grade de Rédacteur (B). Ouvert aux contractuels.

*Savoirs et capacités professionnelles :

Connaissance de l’environnement professionnel : Maîtrise

Compétences juridiques : Maîtrise

Compétences budgétaire, financière et comptables : Pratique

Application de la réglementation : Maîtrise

Compétences en bureautique et outils collaboratifs : Maîtrise

Accueil : Maîtrise

Capacité à communiquer : Maîtrise

Compétences rédactionnelles : Maîtrise

Expression orale : Maîtrise

Capacité à organiser : Maîtrise

Esprit de synthèse : Maîtrise

Capacité d’analyse : Maîtrise

Créativité : Maîtrise

Travail en équipe : Maîtrise

Autonomie et sens de l’initiative : Maîtrise

Rigueur et méthode : Maîtrise

Réactivité : Maîtrise

Capacité d’adaptation : Maîtrise

*Savoir-être :

Rigoureux et consciencieux ;

Savoir rendre compte ;

Sens de l’organisation ;

Bon relationnel ;

Adopter une attitude écoresponsable dans l’usage des moyens mis à disposition ;

Discrétion professionnelle ;

Sens de la pédagogie ;

Esprit d’équipe ;

Disponibilité ;

Autonomie et sens de l’initiative ;

Réactivité ;

Capacité d’adaptation ;

Aptitudes physiques.

*Conditions matérielles :
- Lieu d'affectation : Pôle Embellissements et Entretiens, 15 rue Grande Flandre, 76270 Neufchâtel-en-Bray.
- Temps de travail : 35 heures
- Rémunération avantages : Grille statutaire catégorie C ou B Filière administrative + RIFSEEP, adhésion au CNAS