Gestionnaire des salles municipales (h/f)

MISSION : Sous la responsabilité du chef de service vie associative, vous assurez la gestion du guichet unique des salles, en suivant les demandes déposées sur Airs courrier, en gérant la facturation, en complétant les données de mises à disposition de salles sur le logiciel. Vous porterez une attention toute particulière aux demandes politiques et cultuelles qui seront traitées en direct avec le cabinet du Maire. Vous assurez également des tâches administratives (rédaction des réponses aux courriers notamment), de l’accueil physique et téléphonique en l’absence de l’agente d’accueil, remise de clés. Vous travaillez également en binôme avec la chargée de mission vie associative qui prendra le relais sur vos missions de gestion des salles municipales.

- Guichet unique des salles : En lien avec le chef du service vie associative (50%) :

• Réception des demandes de réservation de salles sur le logiciel AIRS COURRIER

• Planification des réservations et réponses apportées via le logiciel GMA

• Traitement des demandes de réservations de salles : internes (par les services) et externes (associations, syndicats de copropriété, familles…) : Réception des demandes via le logiciel AIRS COURRIER, planification des réservations via le logiciel métier GMA, réponses apportées aux demandes de salles et gestion de la facturation

• Suivi financier des salles mises à disposition des particuliers (logiciel GMA)

• Travail transversal avec les Directions gestionnaires d’équipement disposant de salles mises à disposition (MPT, Culture, sports)
- Gestion administrative : En lien avec le chef du service vie associative (50 %) :

• Rédaction des courriers de réponse aux demandes associatives

• Participation à la gestion des subventions communales (mise à jour et suivi des conventions notamment)

• Participation aux réunions d’équipe, aux temps forts, événements, projets transversaux

• Accueil physique et téléphonique, remise de clés (en cas de besoin)

• Mise à jour de l’annuaire associatif
- En lien avec le cabinet du Maire (et sous le contrôle de votre responsable hiérarchique) :

• Réception et traitement des demandes de salles faites par une association cultuelle, un syndicat ou un parti politique

• Rédaction et envoi des courriers de réponse

A SAVOIR SUR CE POSTE :
- Horaires sur une base de 36h30/semaine entre 8h00 et 18h00. 25 jours de congés annuels + 9 RTT. Télétravail possible.
- Lieu de travail basé principalement à l’Hôtel de Ville et ponctuellement à la Maison de la vie associative.
- Prime annuelle, restaurant dédié au personnel, foodles.

- Titulaire d’un grade du cadre d'emplois des rédacteurs, d’un diplôme de niveau 4 permettant l’accès au concours externe ou d’une expérience sur des missions équivalentes
- Connaissance des logiciels GMA et AIRS COURRIERS appréciée
- Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat
- Connaissance des différents écrits administratifs, circuits et procédures administratives
- Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, logiciels métiers)
- Capacité de réactivité, et gestion des priorités.