Chargé d’accueil

Filière : Administrative

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Encadrement d’agents : Non

Caractère du poste : polyvalent

Contraintes du poste : Tenue vestimentaire correcte

Travail en bureau et guichet d’accueil

Horaires d’ouverture au public

Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public

Polyvalence sur différents sites d’accueil

Assurer l’accueil physique et téléphoniques sur le site d’accueil
- Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Prendre des messages
- Assurer l’accueil sur différents sites de la collectivité en cas de besoin (Mairie, CTM, Cottage, …)
- Renseigner et orienter la personne vers le bon interlocuteur
- Gérer la transmission au bon intervenant des courriers déposés à l’accueil
- Contrôler l’accès aux services et la circulation des personnes
- Gérer et afficher les informations au public
- Délivrer des documents au public
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Traitement et/ou enregistrement des demandes ou réclamations des usagers
- Fixer les rendez-vous aux administrés pour les titres à l’identité (logiciel : Virtuose agent)

Réalisation de travaux bureautiques
- Enregistrement du courrier
- Mettre en forme des courriers
- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations à jour.

Polyvalence occasionnelle sur certaines missions
- Impression de divers documents, selon les besoins du service demandeur
- Reliure de dossiers ou documents
- Affranchissement du courrier, en l’absence de l’appariteur
- Mission d’appariteur en l’absence du titulaire
- Gérer la boîte mail mairie

Savoirs :
- Connaître les notions fondamentales des collectivités territoriales
- Connaître l’organisation et l’organigramme de la collectivité
- Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet.
- Fonctionnement de la machine à affranchir
- Droits et obligations des usagers

Savoir faire :
- Qualités rédactionnelles
- Accueillir le public avec amabilité
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Connaissance de l’outil informatique de base (Word, Excel)

Savoir être :
- Qualités relationnelles indispensables
- Etre à l’écoute
- Bonne élocution, amabilité et politesse
- Nécessité de représenter l’image de la collectivité
- Faire preuve de discrétion
- Être organisé
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence (identifier et gérer la demande selon le degré d’urgence)