Officier d'etat civil (h/f)

Instruire les demandes présentées au guichet relevant de la compétence du service,

MISSIONS

Instruire les demandes présentées au guichet relevant de la compétence du service, en

titres d’identité

recensement citoyen

inscription sur les listes électorales

attestations d’accueil

enregistrement et transcription : naissances, mariages, décès

mise à jour des actes

livrets de famille

délivrance d’actes

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gérer l'accueil physique et téléphonique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée ;

Assurer le traitement des dossiers, donc la vérification et la saisie de documents ;

Remettre aux usagers les titres, pièces, ou actes demandés en matière d’affaires générales/identité/état-civil ;

Recevoir les déclarations et établir les actes d’état civil ;Gérer l’archivage des dossiers ;

Établir les dossiers de mariage ;Tenir administrativement les registres d’état civil.

Gérer l’archivage des dossiers ;

Participer aux dimanches d’élections et aider à la préparation des scrutins ;

MOYENS

Matériel bureautique ;

Progiciels spécifiques, logiciels libre office ;

Technologies de l’information et de la communication, presse spécialisée ;

Un standard téléphonique.

CONDITIONS D’EXERCICE

Déplacements occasionnels afin de gérer des prestations à domicile ou sur autorisation du procureur (état-civil) ;

Devoir de réserve ;Disponibilité vis à vis de sa hiérarchie ;

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité ;

Positionnement sur un pôle thématique par roulement ;

Participation, par roulement, aux permanences du jeudi jusqu’à 19h00 au plus tôt et du samedi de 9h00 à 12h00 au plus tôt ;

Assister l'élu lors des cérémonies de mariage en semaine, le samedi matin et après-midi

Participation à la préparation des élections ;

Participation aux jours d’élections le dimanche de 7h00 à minuit au plus tôt ;

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier ;

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser ;

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse, gestion du conflit, empathie, prise de recul, gestion du stress ;

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques, réactivité.

Savoir faire

Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis de séjour...) ;

S’exprimer clairement et reformuler la demande ;

Accueillir et renseigner les usagers dans les domaines affaires générales/élections/identité/état-civil ;