Assistant (e) de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Inspiré des dispositions de la loi SRU, le syndicat mixte Nouvelle-Aquitaine Mobilités réunit 35 Autorités Organisatrices de la Mobilité (AOM) avec pour vocation d’intervenir à l’échelle régionale et de ses bassins de mobilités sur :
·la coordination des services de transport de ses membres ;
·la mise en place un système d'information à l'intention des usagers ;
·le déploiement de tarifications coordonnées permettant la délivrance de titres de transport uniques ou unifiés.

Comptant 22 ETP (dont les recrutements en cours) répartis sur 2 sites (Bordeaux et Limoges), Nouvelle-Aquitaine Mobilités (NAM) est organisé en quatre pôles :

-> Le Pôle Modalis, en charge de la mise en place du système d’information, de la tarification et de la billettique communes
-> Le Pôle Mobilités, en charge de la coordination des services de transport de ses membres. Dans ce cadre, il réalise des études et accompagne la mise en œuvre de services de mobilités qui portent sur les thématiques suivantes :
oLes cars express
oLes mobilités actives
oLes hubs de mobilités
oLe covoiturage.
-> Le Pôle administratif et assemblées, en charge du suivi des assemblées, de la RH et de la communication
-> Le Pôle financier et commande publique

Rattachée à la Cheffe du pôle Mobilités, l’Assistant(e) de gestion administrative apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, d’information et de communication, de suivi des dossiers auprès du responsable et des chargés de missions du pôle Mobilités (4 collaborateurs). Missions / conditions d'exercice Vos missions s’articulent autour des axes suivants :

1.Veiller et contribuer à la bonne organisation et au bon fonctionnement du pôle en anticipant, prévenant, et jouant un rôle de relance et d’alerte sur les dossiers, obligations, engagements et échéances à tenir auprès des équipes :

Planification et priorisation de l’agenda du pôle :

a)Planification des différentes réunions (techniques et de pilotage) et ateliers de concertation menés par le pôle :
-COTECH thématiques
-Ateliers de concertation
-Groupes de travail techniques

Pour cela, les missions s’organiseront autour de :
-L’organisation amont et aval des réunions gérées par le pôle
-La gestion des plannings des réunions
-La réservation des agendas des participants, l’envoi des courriers de convocation,
-La prise de notes et trame de compte rendu durant les réunions
-La diffusion des comptes-rendus.

b)Priorisation des différentes réunions (techniques et de pilotage) extérieures auxquelles le pôle doit participer :
•Réception et affectation des demandes de participation
•Priorisation des réunions techniques proposées par les différents membres de NAM auprès des chargés de mission du pôle

Contribuer au suivi des activités du Pôle :
Participer à l’optimisation des outils de pilotage du pôle : tableaux de bord, suivi des outils de gestion de planning projet, proposition et utilisation de supports de travail (trames de notes, compte rendu…),

2. Assurer le suivi administratif du pôle :

Optimiser et assurer le suivi du courrier, des notes et des présentations du pôle :
•Réception, attribution des courriers à destination du Pôle
•Rédaction de certains courriers de réponse
•Relecture et mise en forme des courriers, notes et présentations de réunions produites par le Pôle

Assurer le suivi administratif des marchés en centrale d’achat du pôle (Abri vélos sécurisés, panneaux de covoiturage, animations covoiturage :
•Suivi des bons de commande en lien avec le chargé de mission concerné
•Lien avec la cellule marché de NAM pour le suivi des commandes

Assurer le suivi des conventions du pôle :
•Aide à la rédaction
•Application et suivi des conventions en lien avec le pôle gestion de NAM
•Suivi du programme Européen ELENA en lien avec les chargés de mission concernés

3.Participer à la dynamique d’équipe et au travail en équipe, en intra et en transverse notamment en assurer le lien avec les assistants(es) de direction et des assemblées de NAM pour assurer la bonne coordination entre les différentes instances (Ateliers de concertation, COPILs, Comités de bassin, Commission Locales, Comité Syndical) Profils recherchés PROFIL ET COMPETENCES :
-A minima titulaire du BAC et justifier d’une solide expérience en tant qu’Assistant (e)
-Bonne connaissance des partenaires, des acteurs et du contexte institutionnel des collectivités territoriales
-Règles d'expression orale et écrite de qualité
-Bonne maîtrise des outils informatiques (Office 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS...)
-Tableaux de bord et outil de suivi

SAVOIR ETRE :
-Organisé, méthodique, rigoureux
-Autonomie dans l'organisation du travail
-Aptitude à rédiger, s'exprimer, aptitude à la communication
-Aptitude à la polyvalence, adaptabilité
-Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle
-Capacité à travailler en équipe
-Capacité à dépasser ses fonctions et à mettre du lien entre les équipes

Nous apprécierons également vos connaissances dans les différents champs de la mobilité et des déplacements.