Secrétaire du service urbanisme et appui aux territoires h/f

1. Accueil du service et de la gestion du courrier :
- Accueil principalement téléphonique et ponctuellement physique aux plages fixes de la DDT,
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, suivi), de la boite mail du service (transferts),
- Lien avec le secrétariat de direction et le cabinet et en particulier la mis en forme et le suivi des parapheurs.

2. Participation aux fonctions supports :
- Gestion de la pointeuse et des frais de déplacement pour les agents, des dossiers personnels des agents (promotions, absences, formations),
- Organisation et réservation logistique pour les réunions du service (date, salle, voiture)
- Classement de dossiers, participation à l'archivage.

3. Assurer la suppléance de l'assistante de l'atelier conseil aux territoires (ACT)
- Assurer le secrétariat de la CDPENAF en lien avec le chef de service et son adjointe,
- Assurer la gestion administrative et financière des conseils en lien avec le chef de service et son adjointe

4. Soutien aux instructeurs chargés de l'application du droit des sols (ADS)
- Réception et ouverture des demandes d'autorisation d'urbanisme reçues au format papier,
- Saisie des demandes dans le logiciel ADS 2007 en lien avec l'unité ADS,
- Impression d'attestation de décisions tacites sur les demandes en lien avec l'unité ADS.

Le ou la titulaire du poste a pour responsables hiérarchiques le chef de service, pour lequel il travaille prioritairement et son adjointe. Il apporte également un appui aux unités du service en cas de besoin.
Pour l'ensemble de ses missions, le ou la secrétaire du service sera suppléé par l'assistante de l'ACT.
Liens fonctionnels internes : autres services du siège et notamment direction, cabinet, Service Connaissance des Territoires et Prospective et Service Environnement.
Liens fonctionnels externes : préfecture, sous-préfectures, UDAP 71, DREAL, acteurs de l'aménagement du territoire et collectivités locales