Secrétaire général de mairie (h/f)

Met en œuvre, sous les directives des élus, les politiques déclinées par l'équipe municipale.

Organise les services de la commune, élabore le budget et gère les ressources humaines Sous le contrôle du maire, réalise, seul, l'ensemble des opérations relevant de la compétence de la commune : état civil, urbanisme, marchés publics, comptabilité, personnel communal, élections, conseil municipal...

MISSIONS PRICIPALES :

Assistance à l'autorité territoriale
- aider à la décision et conseil aux élus
- assister l'autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal
- préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
- suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture).

Elaboration du Budget /dossiers de subventions / marchés publics / urbanisme
- élaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.
- assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets.
- assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics.
- suivi gestion des régies municipales
- comptabilité
- établissement de la paye
- Gestion de l'urbanisme

Secrétariat du Maire et des élus
- Préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs.
- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...).
- Participer aux réunions diverses

Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations.
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

Ressources humaines
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents,
- Suivi de l'absentéisme, des dossiers assurance statutaire
- Elaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc...)
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation)

Assurer une veille juridique :
- Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique,
- rédiger des documents administratifs, conventions...

Management :
- Management opérationnel des services

* - Animation et pilotage des équipes Contrôler et évaluer les actions des services

* - Répartir et planifier les activités des agents

* - Piloter, suivre et contrôler les activités des agents

* - Repérer et réguler les conflits

MISSIONS PONCTUELLES :

Participer à toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public

* Compétences techniques :

Connaître et savoir appliquer les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté...)

Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil

Connaître et savoir appliquer les règles de la comptabilité publique (Budget, M57, ...)

Connaître et savoir appliquer les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats

Connaître et savoir appliquer le statut de la Fonction Publique Territoriale

Connaître et savoir appliquer les techniques de communication et négociation

Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire des élections

Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de l'urbanisme (permis de construire, voirie...)

Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de la mise en place d'un conseil municipal

Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics

Connaître et savoir gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, cimetières, école...)

Connaître et savoir utiliser les outils informatiques

Connaître et savoir appliquer les techniques de management

Connaître et savoir appliquer les techniques d'expression écrite et orale

Connaître et savoir appliquer les techniques d'animation de groupe et de réunions

* Savoir-faire :

Assistance et conseil aux élus
- Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
- Bâtir une relation de confiance avec le maire
- Intégrer les enjeux climatiques, environnementaux, économiques et sociaux dans la prise de décision et la priorisation des projets

Élaboration des documents administratifs et budgétaires
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- Monter des dossiers (subventions...)
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Préparer et suivre l'exécution du budget
- Gérer et suivre les marchés publics

Gestion des affaires générales
-Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
- Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
- Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme

Accueil et renseignement de la population
- Élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
- Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques)

Gestion des équipements municipaux
-Planifier la gestion des locaux et des équipements
-Définir les besoins en matériels et équipements
-Évaluer le patrimoine et les risques

* Savoir être :

* Force de proposition

* Qualités relationnelles et d'écoute (pédagogie, écoute, empathie, esprit d'équipe)

* Capacité d'analyse et de synthèse

* Rigueur et organisation

* Connaissance des techniques de classement et d'archivage

Autonomie

* Esprit d'équipe

* Esprit d'initiative et de décision

* Discrétion

* Aimable