Qui sommes-nous ?
La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.
Vos missions
Sous la hiérarchie du Chef Administration Ressources, l'assistante apporte son soutien à ce dernier, sur l'ensemble de ses missions en matière d'organisation, de suivi de dossier, de gestion, d'information, de communication, de classement et d'accueil. A ce titre, vous êtes en charge de :
1. Assister au quotidien le chef de service dans l'ensemble des missions
2. Gérer le courrier, les plannings, les frais de déplacements, les fournitures, les badges d'accès et les imprimés.
3. Rédiger et mettre en forme les courriers et compte rendu de réunion
4. Assurer l'accueil physique et téléphonique du service voire l'accueil de la MDS si besoin( renfort).
5. Produire et analyser des données statistiques
6. Assurer l'organisation et le suivi des réunions
7. Coordonner le secrétariat du service, accompagner les stagiaires et les agents saisonniers
8. Remplacer les autres secrétaires en cas d'absence
9. Gérer toutes les demandes d'aides financières sur les fonds départementaux
10. Être régisseur principal
11. Gérer la Commission d'aides financières à tour de rôle.
12. Savoir utiliser les logiciels "métiers".
13. Représenter le chef de service dans certaines réunions ( informatives).
14. Venir en appui logistique aux agents de la MDS.
15. Préparer l'arrivée des nouveaux agents (habilitation/ matériel).
16. Gérer le budget et les commandes en lien avec le Csar.
17. Elaborer des process selon les besoins
18. Gérer la messagerie électronique, les courriers, les parapheurs et les documents
19. Diffuser des informations importantes relatives au fonctionnement de la MDS
20. Gérer et suivre les plans de formation
Votre profil
Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes :
21. Maîtrise de l'outil informatique
22. Connaissance des services et prestations de la MDS et des partenaires intervenant dans le champs médico-social
23. Accueil, information et orientation des usagers
24. Savoir gérer une situation d'accueil difficile
25. Maîtrise et présentation des écrits dans le cadre de la charte graphique
26. Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le
suivi
27. Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers
28. Etre rigoureux(se) et organisé(e)
Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et de transversalité avec un certain sens du service public, de l'accueil et de l'écoute. Vous avez une appétence pour le travail d'équipe également. Vous êtes en capacité de prendre du recul face aux situations sociales difficiles, et sans porter de jugements de valeur. Enfin, vous savez vous adapter en toute circonstances et êtes discret(e) sur les informations recueillies.
Conditions d'éligibilité
Emploi permanent.
Nos avantages
• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS
Nos engagements
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.