L'AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE est chargé de :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Mairie
- Satisfaire les attentes des administrés, diriger le public vers le bon service
- Secrétariat administratif
- Relation avec les services de la Mairie, les élus, les interlocuteurs externes et les administrés
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence et désigner le cas échéant le bon interlocuteur
- Diffuser des informations ou des documents en interne
- Gestion du planning des salles communales en lien avec l'élu référent
- Visite et état des lieux des salles en l'absence du Policier Municipal
- Gestion de la régie de recettes des locations de salles
- Gestion des accès aux bâtiments (badges-alarmes)
- Gestion de l'état civil
- Gestion du cimetière communal
- Gestion des assurances - suivi des sinistres
- Gestion des associations en lien avec l'élu référent
- Gestion des inscriptions scolaires
- Gestion de l'approvisionnement et des stocks de fournitures administratives
- Soutien au service élections (inscriptions, radiations, procurations)
EXIGENCES PARTICULIERES :
- Devoir de réserve et sens du service public.
- Présence obligatoire de l'agent aux horaires d'ouverture au public
- Tenue vestimentaire soignée
- Liens avec les services de la Mairie, les élus
- Liens avec les interlocuteurs externes : administrés, administrations locales
PROFIL REQUIS :
Savoir :
- Maîtrise de l'outil téléphonique (standard)
- Maîtrise des logiciels : Word, Excel, Berger-Levrault
- Maitrise d'Outlook et Internet
- Connaissance du fonctionnement des Collectivités Territoriales et du cadre réglementaire
- Excellente orthographe
Savoir faire :
- Sens des responsabilités
- Qualités rédactionnelles (courriers)
- Esprit d'équipe et d'initiative
Savoir être :
- Polyvalence et réactivité
- Patience et discrétion
- Grande rigueur et sens de l'organisation
- Grande capacité relationnelle et sens de l'écoute
- Sens de l'accueil et du service public
- Ponctualité et dynamisme
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