Description :
ACTIVITES PRINCIPALES:
SECRETARIAT
* Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques DS
* Enregistrement journalier du courrier (agents, DRH, autres directions) sur un tableau de suivi et traitement avec mise à jour des tableaux (changements affectation, quotité de temps de travail.)
* Tenue des agendas et prise des rendez-vous (directrice des soins, CSS GRH et CSS pour les entretiens de recrutement)
* Accueil physique des agents ou candidats ayant RDV avec la directrice des soins et le cadre supérieur de santé en charge du recrutement
* Organisation de réunions, Séminaire cadres (envoi invitation, feuille d'émargement, .)
* Traitement et mise en forme de documents DS (courriers, procédures, rapports, profils de postes)
* Mise à jour de la liste de l'encadrement soignant, groupe mail CS, liste Plan blanc destinée au Standard
* Projet de circulaires pour l'encadrement soignant, capacitaire lits (après recensement auprès des CSS)
* Gestion de l'Intranet de la Direction des Soins (mise en ligne des AVP, rapport d'activité annuel et PV de la CSIRMT)
* Réception, mise en forme, signature à la DS et au DG et diffusion des tableaux MENSUELS de gardes et d'astreintes (cadres, IBODE, IADE,. 11 tableaux)
* Réservation des salles de réunion DRH/DS et véhicule DS
* Elaboration des statistiques de la DS pour le rapport d'activité annuel (candidatures reçues, nbre d'entretiens, emplois vacances, .)
* Rapport d'activité annuel de la DS (chaque CSS transmet son rapport d'activité et les cartes d'identité de son pôle: mise en forme pour impression (service reprographie de St Julien) et mise en ligne sur intranet
* Préparation du tableau prévisionnel de garde des cadres (tous les 3 mois) pour validation par la directrice des soins puis mise en consultation dans le dossier partagé de garde des cadres
* Organisation des réunions de la Commission dossier patient environ 2/an (convocations, mise en forme et diffusion du compte rendu et mise à jour régulière de la Décision de la composition)
* Vote par procuration des patients aux élections politiques (municipales, présidentielles.): préparation des Circulaires et diffusion, établissement des listes transmises par les cadres pour transmission aux Gendarmeries et Commissariats
* Commande papeterie (Lyreco)
CSIRMT DU CHANGE ET DU GHT
* Tous les 4 ans, organisation des élections pour le renouvellement des membres de la CSIRMT (2300 personnes concernées environ), avec l'aide de la DRH (rétroplanning, annonces des élections, établissement des listes électorales, envoi du matériel électoral, affichage, préparation du bureau de vote, dépouillement, .)
* CSIRMT du CHANGE (au moins 3 réunions par an) et la CSIRMT du GHT: préparation du bureau (de la CSIRMT du CHANGE uniquement), envoi des convocations, réservation d'une salle, organisation du transport lorsque les réunions sont à l'extérieur, prise de notes et rédaction du compte-rendu
ACTIVITES EN LIEN AVEC LE RECRUTEMENT
GESTION DES CANDIDATURES
* Création et mise en ligne des annonces (CS, IDE, AS, IDE spécialisées, .) sur le logiciel Softy (sélection des médias dans un liste déroulante) à renouveler tous les 15 jours en lien avec la CSS GRH et la DS
* Gestion des candidatures DS arrivant sur le logiciel Softy (transfert au CSS concerné, organisation des rdv créneaux prévus tous les mardis matin + autres créneaux hors mardi, confirmation du rdv, mise à jour du tableau de suivi des rdv), par courrier ou par mail
* Accueil physique candidats DS (remise de la fiche de renseignement)
* Classement et archivage des candidatures non retenues après rdv
RECRUTEMENT
* Suivi des dossiers de recrutement: relais pendant l'absence de la personne en charge du recrutement du personnel soignant
* Gestion des demandes d'intérim IDE/AS, IBODE/IADE auprès des agences après validation auprès du CSS (mails de confirmation au cadre de santé, de demande de badge et de login, tenue d'un tableau de suivi, validation des relevés d'heures et validation des contrats sur le site Internet des agences) et prise en charge des demandes de St Julien depuis le départ de la secrétaire DS (environ 1400 demandes servies au 20/11/2019)
* Emplois d'été: relais pendant l'absence la personne en charge du recrutement du personnel soignant
MOBILITE INTERNE AGENTS
* Avis de Vacance de Postes (AVP) internes : édition, diffusion, affichage, réception des candidatures, tableau d'avis au cadre, courriers de réponses à chaque candidats, mise à jour des tableaux de changement d'affectation et quotité de temps de travail, tenu d'un tableau de statistiques, classement et archivage dans le dossier des agents
Profil recherc
Experience: Expérience souhaitée
Secteur d'activité: Activités hospitalières
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