Adjoint-e en gestion administrative (h/f)

Profil complet sur le site de l'UCA : 2024140C3

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université

L'adjoint-e en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité concerné par le poste (RI, finances, scolarité, RH) au sein de l'Université Clermont Auvergne. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité concerné de la structure ; pour le domaine de la comptabilité : saisir et liquider des factures
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière ...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, .), les reproduire et les diffuser
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier/ les pièces administratives du service et les contrôler
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
- Classer et archiver les documents/pièces administratives et informations

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance générale d'un domaine
- Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
- Maîtrise des règles grammaticales et orthographiques

Compétences opérationnelles :
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ...).
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, power point), le publipostage
- Utiliser le logiciel dédié au domaine de la scolarité ou au domaine des finances/comptabilité : utilisation de logiciel SAP souhaitée
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Analyser et gérer les demandes d'information.
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en relation partenariale.
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.
- Enregistrer les messages et rendre compte.
- Elaborer des tableaux de bord financiers
- Savoir tenir une régie de recette (finances)

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité

PREREQUIS/FORMATION souhaitée
- BEP/ BAC Secrétariat, gestion/ comptabilité ou expérience professionnelle équivalente
- Compétences en anglais exigées dans le domaine des RI

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : Base INM 366 soit 1 801.74€ brut mensuels
- Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.