Assistant médico-social val de vire (h/f)

Direction générale adjointe : DGA " action sociale

Direction : direction de projets et des territoires de solidarité

Service : territoire de solidarité du Val de Vire

Résidence administrative : Saint-Lô

Lien hiérarchique : responsable du pôle administratif

L'assistant médico-social exerce ses missions sous l'autorité du responsable du pôle administratif, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, en utilisant la terminologie et les techniques spécifiques au secteur d'intervention. Il travaille au sein d'un centre médico-social est l'interface entre tous les intervenants sociaux et médico-sociaux ainsi qu'avec les partenaires et le public accueilli.

L'assistant médico-social exerce les missions suivantes :

* l'accueil et la prise en charge des habitants ;

* la planification des activités du service ;

* le reporting d'activité en renseignant les tableaux d'indicateurs d'activité ;

* en tant que garant du dossier, le traitement et le suivi administratif des dossiers ;

* il assure la coordination administrative auprès des collègues de son unité de travail ;

* il assure un soutien logistique du site, sous la responsabilité du responsable du pôle administratif.

Il réalise des tâches diversifiées liées à la spécialisation médicale, médico-sociale ou sociale qu'il exerce : service social- insertion / autonomie / pmi - centre de santé sexuelle / enfance. A ce titre, il exerce des missions telles que : aide à l'instruction de dossier administratif, renseignements socio-administratifs, rédaction de comptes rendus ou notes, saisie de données avec un degré d'autonomie et de responsabilité variable selon le contexte.

Activités principales

* Assurer l'accueil du public et la pré-évaluation de la demande des habitants :

L'assistant médico-social évalue la demande des habitants avec discernement, les renseigne, les conseille et les oriente en prenant en compte la dimension sociale.

Dans le cadre de cet accueil, l'assistant médico-social a ainsi pour fonctions essentielles :

o l'écoute et l'analyse de la demande par un recueil de données ;

o la vérification des droits sociaux via les logiciels internes dédiés (Iodas, Dude, CDAP, Parcours,) ;

o la réponse de premier niveau aux habitants et partenaires à partir des informations disponibles du dossier dans le respect des règles déontologiques ;

o l'orientation vers le service concerné ou les partenaires ;

o l'évaluation et la gestion de l'urgence en lien avec le travailleur médico-social ;

o le relais de l'agent d'accueil en cas de situation critique ou complexe en lien avec un encadrant.

* Réaliser une mission d'assistance administrative :

L'assistant médico-social contribue au bon fonctionnement du service au public et garantit la conformité des écrits aux procédures départementales et au référentiel départemental Domino :

o mise en forme et corrections orthographiques et grammaticales de courriers, rapports et documents, respect des circuits de visa et signatures dont les circuits de signatures électroniques le cas échéant (parafclic) ;

o prise de messages pour le professionnel dont il est le référent, dès lors que la réponse ne relève pas de sa compétence, en cas d'indisponibilité des professionnels ;

o organisation d'instances, prises de rendez-vous, rédaction de documents et comptes rendus dans le cadre de sa spécialisation ou en cas de nécessité de continuité de service dans l'ensemble des spécialisations.

* Assurer la coordination administrative et la gestion de dossiers dans le cadre de la spécialisation sociale ou médico-sociale qu'il exerce :

o assurer la gestion du courrier ;

o vérifier la complétude des dossiers au regard des procédures et règlements internes ;

o assurer la saisie des éléments du dossier, tout au long de la procédure d'instruction, sur les progiciels métiers ;

o assurer l'analyse et la synthèse de documents ;

o vérifier la conformité des éléments d'instruction avec les règlements et procédures avant saisie dans le logiciel ;

o assurer la rédaction de documents (courriers, notes, compte rendu...) ;

o garantir le respect de la mise en forme de documents (rapports ...) ;

o assurer un rôle de veille et de relance pour le respect des délais d'instruction par les différents acteurs concernés ;

o renseigner des tableaux de bord correspondant à leur domaine d'activité ;

o réaliser le classement et l'archivage des dossiers administratifs ;

o organiser les plannings et la logistique de réunions (réservation de salle et de matériel) ;

o participer à des réunions d'information et de concertation.

Activités secondaires :
- Participer aux actions collectives au sein du territoire
- Participer à la suppléance du régisseur titulaire en cas de son absence.

Compétences :

Liées à l'accueil du public
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Maîtriser les procédures d'accueil dans les territoires de solidarité
- Savoir adapter les conditions d'accueil en fonction des publics et plus particulièrement des publics difficiles
- Savoir identifier la demande, la qualifier et en assurer le traitement
- Savoir conduire des entretiens afin d'accompagner les usagers
- Savoir réagir aux situations d'urgence en identifiant le degré d'urgence
- Savoir s'adapter aux publics de cultures différentes
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions.

Liées au suivi administratif de dossiers
- Connaître l'environnement administratif et organisationnel du Département de la Manche
- Connaître la charte DOMINO afin d'en garantir le respect sur les documents produits (courriers, notes, rapports...)
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel...) et de communication (Outlook)
- Maîtriser les fonctionnalités du logiciel IODAS pour les domaines gérés en territoire de solidarité
- Maîtriser les règles de rédaction administrative
- Savoir rédiger une note de synthèse
- Connaître le cadre réglementaire en matière d'archivage de document administratif
- Connaître les règles en matière de régie d'avance
- Connaître le cadre législatif et réglementaire régissant les domaines gérés dans les territoires (autonomie, enfance, insertion)
- Connaître le cadre réglementaire propre à la collectivité dans chacun de ses domaines
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité à s'adapter au changement
- Rigueur, sens de l'organisation.

Profil :

Baccalauréat

Titulaire du permis B.

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Spécificités liées au poste

Cycle de travail particulier :
- Organisation du temps de travail : temps plein et contraintes liées à l'accueil du public
- Santé et sécurité au travail : respect des consignes de sécurité mises en œuvre au sein du centre

Sujétions particulières :
- NBI de 10 points au titre de " fonction d'accueil exercée à titre principal
- Relations fonctionnelles

o Internes : acteurs du centre médico-social, services de la collectivité

o Externes : usagers, partenaires professionnels (CAF, pôle emploi, institutions judiciaires...)

Moyens techniques et humains :

Moyens informatiques et téléphoniques