Agent d'accueil protocolaire h/f

Le service du protocole a pour mission d’organiser les cérémonies protocolaires auxquelles participent le Président et les élus. Il coordonne et pilote l’organisation de la séquence protocolaire. Il est garant de l’accueil physique réservé aux hautes personnalités ainsi qu’aux usagers.

Le service du protocole veille à l’application des règles protocolaires et aux rangs des personnalités. Il est en charge entre autres d’établir les plans de table lors de réception, des trombinoscopes, et de s’assurer du pavoisement des drapeaux.

Il conseille et accompagne les agents sur les différents aspects protocolaires.

Missions du poste

L’agent du protocole est garant du bon accueil réservé des différents publics. Il assure l’accueil protocolaire et accompagne les invités de l’exécutif. Il représente l’image de la collectivité auprès du public.

Il participe à l’organisation d’évènements se déroulant au sein des différents Hôtels de Région ou à l’extérieur.

Activités

Accueil Protocolaire :

• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des invités de l'exécutif et veiller à leur accompagnement

Accueil Physique des Publics :

• Accueillir le public sur place avec respect

• Renseigner, orienter, et gérer les demandes du public

• Identifier et gérer la demande selon le degrés d'urgence

• Adapter son intervention aux différents publics

• Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès

• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité

• Gérer les situations de stress et réguler les tensions

• Réagir de manière pertinente aux situations d'urgence

Gestion des Livraisons :

• Contrôler les livraisons à l'accueil

• Orienter les livreurs vers le service du courrier ou vers le destinataire concerné

Représentation de la Région :

• Assurer la représentation de la Région lors d'événements protocolaires et de relations publiques sur les différents sites et à l'extérieur

Signalétique et Communication Évènementielle :

• Éditer et assurer la mise en place de la signalétique évènementielle en lien avec le service Relations Publiques

• Réaliser des trombinoscopes lors d'événements protocolaires ou de relations publiques

Organisation Administrative :

• Assurer l'accueil protocolaire des invités sous la directive du chef de service et/ou de son adjointe

• Participer à l'envoi des vœux numériques du Président et à la mise sous pli des cartes de vœux

• Mettre en page les déroulés de cérémonies protocolaires sous la directive du chef de service et/ou de son adjointe

• Gérer les réservations de salles de réunions et assurer le listing des invités en lien avec le chargé des relations publiques

• Gérer les titres de transports en commun (CTS, Met)

Visites Guidées et Documentation :

• Préparer et assurer les visites guidées des différents Hôtels de Région

• Participer à la réalisation d'un guide des visites guidées et à sa mise à jour

• Œuvrer au bon fonctionnement de la démarche de la qualité d'accueil à l'usager

• Participer à la réalisation d’un plan des locaux et d’un plan d’accès en lien avec la mission qualité relations usagers, à destination des usagers

Accompagnement des Élus et Sécurité :

• Accompagner la Direction des assemblées lors de l'accueil et du placement des élus lors des séances plénières et commission permanente

Diffusion de l'Information :

• Diffuser l'information et la documentation

• Gérer les écrans d'accueil et créer/diffuser les messages de bienvenue

• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation

Sécurité :

• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des biens

• Contribuer au dispositif de sécurité et au processus d'évacuation en tant qu'Établissement Recevant du Public

Rattachement hiérarchique au Chef de Service Protocole.

Conditions particulières : Horaires avec amplitudes variables en soirées, weekends et jours fériés.

Possibilité de déplacements.

Avantages :

Temps de travail (RTT)

Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)

Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)

Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)

Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site

Savoir

• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions

• Connaître le territoire

• Être au fait de l’actualité territoriale

• Connaissance des personnalités locales, nationales et internationales

• Connaissance des règles protocolaires

• Maitrise des outils bureautiques

Savoir-faire

• Organisation méthodique du travail et gestion du temps

• Aptitudes relationnelles

• Capacités d’adaptation

• Rendre compte des activités et du respect des procédures

• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Hiérarchiser les priorités

• Maitriser les techniques de l’accueil physique

• La maitrise d’une langue étrangère serait un plus

Savoir-être

• Sens du relationnel

• Devoir de réserve et de discrétion professionnelle

• Être force de proposition

• Capacité à travailler en équipe

• Sens de l’écoute

• Être disponible

• Respecter sa hiérarchie

• Maitrise de soi et gestion du stress