Secrétaire de direction (h/f)

Placé(e) sous l'autorité de la directrice et la directrice adjointe, vos missions principales sont :
Secrétariat de Direction
- Réceptionne le courrier interne et externe et en assurer la répartition, envoie le courrier interne et externe (affranchissement) et tient un tableau de suivi (chrono).
- Réceptionne et traite les appels téléphoniques et les messages électroniques.
- Accueille les personnes extérieures sur le site administratif.
- Assiste la direction pour :
. Rédaction des courriers, des notes, des documents, des présentations, et traite des affaires spécifiques d'ordre administratif ou technique, y compris les dossiers à caractère confidentiel
. Gestion de l'agenda de la direction.
. Préparation des dossiers des différentes réunions.
. Préparation du rapport d'activité de l'établissement en collaboration avec les services comptabilité, qualité et ressources humaines, sous l'impulsion de la direction.
. Organise les réunions des instances (CA, AG, bureau) et réunions diverses à la demande de la direction (préparation et envoi des convocations, de l'ordre du jour, organisation logistique et matériel, rédaction des comptes rendus).
. Assure l'envoi des listes des patients à domicile trimestriellement aux tutelles.
. Assure la mise à jour des documentations internes (livret d'accueil, livret salarié, plaquette d'information) en lien avec les services concernés (qualité, ressources humaines, communication, prévention.).
- Effectue les commandes de papeterie pour les services administratifs et valide les commandes de papeterie pour l'ensemble des sites.
- Tâches diverses :
. Supervise le planning de réservation des véhicules mis à disposition pour les services administratif et médical.
. Supervise le planning de réservation de la salle de réunion.
. Organise et classe des données, des informations, des documents de diverses natures
. Identifie les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

Service RH
- Assure le suivi et la logistique de la formation continue en collaboration avec la RRH.
. Assure la partie administrative des formations externes (inscription, convention, demande de prise en charge de remboursement auprès de l'OPCO, suivi des coûts.) et des formations internes (appel à candidature, choix des participants avec les responsables de service, convocations, feuille de présence, attestation de présence.)
. Assure la logistique des formations externes (réservation de l'hébergement et du transport.) et des formations internes (réservation repas si nécessaire, organisation de la salle de réunion.).
. Participe au suivi financier du budget alloué à la formation (tenue et mise à jour de tableau de suivi des actions de formation).
. Etablit les statistiques de formation annuellement ou sur demande.

Missions Occasionnelles
- Apporte son appui à la direction et aux services administratifs / techniques : suivi des échéances, suivi des feuilles de route, suivi des projets, élaboration des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers
- Réalise des comptes rendus, des synthèses en appui des services.
- Relations avec les différents partenaires institutionnels externes (Organismes et administrations, prestataires, Ministères sociaux, ARS.) et internes : équipes médicales et soignantes, responsables de sites, équipe de direction

Prérequis de la fonction
Maitrise de l'outil informatique et logiciels de bureautique (Messagerie Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher.), Diplôme : BTS assistante de direction, Expérience : 5 ans minimum, Connaissance du secteur de la santé

Compétences requises
Recherche et compréhension des textes réglementaires, Capacités rédactionnelles, Gestion et hiérarchisation des priorités

Savoir être
Rigueur, discrétion, sens de la confidentialité, Ecoute, diplomatie, sens de l'accueil, Polyvalence, autonomie

Poste à pourvoir dès que possible

Experience: 5 An(s)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières