Gestionnaire scolarité - 2ème cycle (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Gestion de l'étudiant :
- Réalisation des inscriptions administratives (dont transferts) et pédagogiques
- Délivrance des certificats de scolarité et diverses attestations
- Établissement et suivi des conventions de stage
- Gestion des fiches d'évaluation du stage, gestion des émargements en TP obligatoires
- Mise à jour de pages Moodle
- Diffusion d'informations de nature variée (usage des « listes de diffusion par email », espace MOODLE, page web)
Assistance aux enseignements :
- Diffusion des informations auprès des étudiants et des enseignants-chercheurs (emplois du temps initiaux et leurs changements,, détail de la formation)
- Proposition du calendrier des périodes d'enseignement
- Détermination des locaux d'enseignement
- Saisie réservations sur l'application CELCAT, modélisation éléments pédagogiques sur APOGEE
- Gestion des enseignements optionnels : inscriptions, plannings et examens, suivi validations
Gestion des Examens :
- Élaboration et diffusion des plannings des examens, réservation des salles sur CELCAT
- Convocation des responsables d'épreuves et des surveillants
- Préparation matérielle des examens dématérialisés : salles d'examens, recueil des sujets (plateforme THEIA, examens sur tablettes), préparation des épreuves, paramétrage, transmission, récupération et gestion des résultats
- Saisie des notes provisoires et définitives avant puis après la réunion du jury, édition des procès-verbaux du jury sur APOGEE, publication résultats et mises en annales des sujets
- Édition des relevés de notes, attestations de réussite et assurer leur distribution
- Prise en compte des modifications des modalités de contrôle des connaissances et validations
Secrétariat - Renseignements :
- Rédaction de courriers courants, utilisation des listes de diffusion aux étudiants, messagerie
- Réponse aux enquêtes pédagogiques et statistiques
- Archivage des différentes pièces administratives
- Classement et gestion des informations relatives à la formation (enseignements, stages, etc.)
- Accueillir et informer les étudiants, les enseignants-chercheurs, et répondre aux diverses demandes provenant de l'extérieur
- Reprographie de l'ensemble des documents liés aux activités du poste
Participation aux activités transversales du service scolarité - Département de médecine :
- Aide aux activités de la scolarité 2ème cycle (gestion des optionnels ; assistance à la coordination des ECOS ; préparation matérielle Examens Nationaux ; organisation avec enseignants des conférences ; gestion des examens de LCA ; gestion espaces Moodle)

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur, environnement professionnel
- Connaissance de la réglementation afférente à la scolarité des étudiants
- Réglementation régissant les examens
Savoir-faire :
- Intérêt pour la nouveauté dans le travail (modifications des modalités d'organisation pédagogique/administrative, nouveaux outils : modernisation avec examens dématérialisés/informatiques sur les plateformes THEIA/UNESS, gestion d'espaces de ressources MOODLE)
- Savoir hiérarchiser les tâches, organiser et planifier son activité en tenant compte des contraintes et échéances
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Maîtrise souhaitée des applications APOGEE (inscriptions/examens/modélisation) et CELCAT (planification des locaux, emplois du temps)
- Aisance et intérêt dans l'emploi des outils informatiques de gestion administrative (logiciels de bureautique, messagerie, Environnement Numérique de Travail)
- Savoir rechercher, vérifier et classer l'information
- Anticiper les évolutions des activités de son domaine
Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivité
- Capacité d'adaptation, à s'investir sur des projets, être force de proposition, esprit d'initiative
- Sens relationnel, savoir travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Capacité d'écoute, disponibilité
- Savoir être autonome sur des missions, confiance en soi
- Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Sens de l'accueil et information du public étudiant et enseignant
- Informer et rendre compte
- Sens de la confidentialité (informations et données), être discret
Conditions particulières d'exercice :
- Sujétions, astreinte, contraintes particulières : L'activité s'exerce au sein du service scolarité-Examens fréquenté quotidiennement par les étudiants. L'activité peut entrainer des contraintes ho

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Au cœur d'une région reconnue pour sa qualité de vie, l'Université d'Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l'épanouissement de ses personnels et étudiants.
Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d'ingénieur, 1 IAE, 1 Institut de tourisme et 31 unités et structures fédératives de recherche.
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