Secrétaire comptable

Notre Secrétaire administratif, idéalement connaitra le monde oléicole et aura pour tâches; sous l'autorité directe du Président de la
Coopérative: .
Liens fonctionnels :
- En interne : les administrateurs, le moulinier
- En externe : l'ensemble des coopérateurs, le cabinet d'expertise-comptable
Missions :
- Accueil et renseignements téléphoniques
- Traitement du courrier électronique, transmission
- Rédaction et traitement des courriers papier
- Gérer les fichiers des coopérateurs (coordonnées, parts, coopérateurs bio, etc)
- Rédiger et mettre en forme des documents : convocations, notes, comptes-rendus, courriers.
- Classer et archiver les pièces administratives, documents (numériques et papier)
- Préparation des dossiers administratifs
- Etablir les diverses déclarations liées aux obligations fiscales ou à la
réglementation de la coopérative (stocks, déclaration épandage, HCCA,
préfecture, déclaration AOP, déclaration taxe professionnelle, TVA)
- Tenue du registre des salariés et prestataires
- Remplir le registre des entrées/sorties et procéder à l'inventaire des produits
- Saisir en ligne, à la suite de la réception du courrier, les données concernant
l'épandage
- AOP, par mail : déclaration de fabrication (de janvier à mars) et déclaration de
revendication (en début de récolte)
- Saisie, édition et classement des factures Tenue du cahier de caisse, du cahier de banque et du cahier de TVA
- Enregistrer les ventes (huiles, contenants, emballages, filets.) ; suivi du stock
d'huile
- Gestion des stocks d'emballages (achats, suivi du stock)
- Recouvrement des créances Etablissement ou réception des bons de livraison
- Saisie du journal et des opérations comptables sur le logiciel de comptabilité
- Rapprochement bancaire, lettrage des comptes, sauvegarde, lien avec l'expert-comptable
- Suivi des comptes avec l'expert-comptable, régularisation après audi et bilan
- Archivage des pièces comptables (numériques et papier)
- Préparation des dossiers financiers si besoin (demande de subvention.)
- Gérer et suivre les contrats prestataires en lien avec le bureau (téléphonie,
informatique) Gérer les abonnements et la documentation
- Synthétiser et diffuser les questionnaires de satisfaction ou toute autre démarche qualité
- Saisie et suivi des nouveaux coopérateurs, mise à jour des fichiers Gestion et suivi du fichier des parts
- Transmission des informations concernant l'activité oléicole
- Inscriptions aux concours de dégustation (SIA Paris, Brignoles, etc)
- Tenue du cahier d'épandage
- Assemblée Générale : mise à jour du fichier coopérateurs et fiche d'émargement, envoi de convocations, rédaction du PV, transmission des documents (HCCA et greffe)
- Préparation : information aux coopérateurs de la campagne (dates d'ouverture et
fermeture, tarifs de trituration)
- Installation pour l'accueil des apporteurs (bureau, ordinateur)
- Enregistrement des apports dans le logiciel dédié, édition des bonds au fil de l'eau
- Déclaration épandage Création et validation des lots Saisie, édition, envoi et encaissement des factures de trituration
- Saisie des sorties d'huile, enregistrement des bons Entrées/Sorties Bilan et déclaration des stocks en ligne (France Agrimer)

Experience: 2 An(s) - administratif et comptable

Compétences: Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Assurer la gestion des courriers entrants et sortants,Réaliser des opérations comptables,EBP, messagerie sécurisée

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Fabrication d'huiles et graisses brutes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.