Vos missions principales :
Principalement assistante de la directrice de cabinet, assurant un binômage avec l'assistante du Préfet, ce qui inclut les missions suivantes :
- Gestion de l'emploi du temps du Préfet et de la Directrice de cabinet (tenue de l'agenda, demandes d'audience, organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, visites)
- Réception des appels téléphoniques et filtrage des communications
- Réception et tri du courrier adressé au nom personnel du Préfet et de la Directrice de cabinet
- Suivi du courrier (réponse aux invitations, remerciements, divers)
- Prise en note rapide de messages, courriers
- Suivi du fichier des personnalités et celui des élus
- Gestion des réceptions, déjeuners, dîners (élaboration des listes d'invités, cartons d'invitations, enregistrement des réponses, plans de table, menus)
- Gestion du budget de fonctionnement de la résidence Préfet et de la Directrice de cabinet
- Gestion des frais de réception et de représentation Préfet et Directrice de cabinet
- Classement des dossiers Préfet et Directrice de cabinet
- Visuel sur la boîte messagerie fonctionnelle Directeur de cabinet et Préfet
Experience: 6 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Normes rédactionnelles,Sténographie,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,confidentialité, discrétion
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Administration publique générale
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