Assistant des élus (h/f) - secrétariat des adjoints

Vous assistez les Elus dans leurs missions.

Vous effectuez les travaux de secrétariat courants.

Vous assurez l’interface entre les Elus, les services et les interlocuteurs extérieurs.

Vous êtes l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des Elus.

Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique.

Vous organisez et suivez l’agenda.

Vous organisez et préparez des réunions (convocations/réservations de salles / constitutions de dossiers / recherches sur Internet).

Vous gérez les courriers, notes, et mails (enregistrement, ventilation, tableau de bord de suivi).

Vous assurez le suivi des audiences des Elus de quartiers.

Vous classez et/ou archivez les documents administratifs.

Vous rédigez et frappez le courrier et les notes administratives.

Vous réceptionnez et triez les parapheurs.

Vous organisez les déplacements des Elus.

Vous suivez les dossiers délicats.

Vous préparez le programme journalier des Elus.

Vous gérez les plannings de congés, les astreintes et audiences municipales des Elus.

Vous veillez au bon déroulement des cérémonies de mariages.

Vous apportez une aide à votre supérieur hiérarchique dans le cadre de demandes ponctuelles du Cabinet ou des services.

Vous répo

Compétences requises

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles/orthographe/grammaire

Qualités organisationnelles

Définition des priorités des tâches

Bonne connaissance des procédures internes

Bonne connaissance des services de la ville et de la communauté urbaine

Techniques de classement

Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique

Bonnes qualités relationnelles, sens de la communication

Esprit d’équipe

Diplomatie

Patience

Grande discrétion

Dévouement

Sens de l’initiative

Disponibilité

Réactivité

Rigueur

Autonomie

Capacité à rendre compte