Secrétaire général de mairie/ promotion interne

Secrétaire général de mairie

Catégorie : B

Métier : Secrétaire

Emploi : Secrétaire général de mairie

Grade : Rédacteur Territorial

Filière : Administratif

Temps de travail : 35h / semaines

Horaires : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h à 16h30

Fonctions spécifiques :

Le Secrétaire Général assure la coordination administrative, juridique et financière de la mairie, supervise les services municipaux, pilote les projets stratégiques et garantit la mise en œuvre des politiques publiques locales sous l'autorité des élus.

Localisation géographique : Mairie

Relations internes :

Avec le Maire et les élus :
- Assurer un rôle de conseil administratif, et stratégique.
- Préparer les décisions municipales (conseils municipaux, commissions) et accompagner leur mise en œuvre.

Avec les agents municipaux :
- Encadrer et coordonner l'ensemble des services de la mairie.
- Favoriser le travail transversal entre les services
- Collaborer étroitement pour le pilotage global de la collectivité. Relations externes

Avec les usagers :
- Garantir la qualité du service public rendu.
- Répondre aux sollicitations et accompagner les démarches administratives des administrés.

Avec les partenaires institutionnels :
- Travailler avec les services de l'État (préfecture, sous-préfecture).
- Collaborer avec les collectivités territoriales voisines et les intercommunalités.
- Gérer les relations avec les partenaires financiers pour le suivi des subventions.

Collaborer avec d'autres services : perception

Avec les prestataires et fournisseurs :
- Superviser les relations contractuelles dans le cadre des marchés publics.

1) Gestion administrative et juridique :
- Superviser l'ensemble des services administratifs de la mairie.
- Assurer le suivi et la préparation des actes administratifs (arrêtés, délibérations, décisions...).
- Garantir la sécurité juridique des actes produits par la collectivité.

2) Préparation et suivi des instances municipales :
- Préparer et organiser les conseils municipaux (convocations, ordre du jour, rédaction des procès-verbaux).
- Participer à l'élaboration des décisions municipales et en assurer la mise en œuvre.

3) Pilotage des ressources humaines :
- Encadrer et animer les équipes administratives.
- Gérer les recrutements, la formation, les carrières et la paie en lien avec les obligations statutaires.

4) Gestion budgétaire et financière :
- Elaboration et le suivi du budget.
- Superviser la comptabilité de la collectivité, incluant la gestion des mandats, titres et soldes budgétaires.
- Assurer le respect des échéances financières et des obligations légales.
- Contrôler les engagements de dépenses et les recettes de la collectivité.

5) Pilotage des marchés publics :
- Préparer, lancer et suivre les procédures de passation des marchés publics dans le respect de la réglementation en vigueur.
- Veiller à la conformité des achats et à la gestion des contrats.

6) Gestion des subventions :
- Identifier les opportunités de subventions auprès des partenaires institutionnels {État, Région, Département, Europe).
- Monter les dossiers de demande de subventions et suivre leur exécution.

7) État civil :
-Exercer les fonctions d'Officier de l'Etat civil
- Superviser et assurer le contrôle de l'ensemble des actes d'état civil (naissances, mariages, décès).
- Garantir la conformité des procédures en lien avec le droit des usagers.

8) Urbanisme :
- Instruire les dossiers d'urbanisme en collaboration avec les services compétents (permis de construire, déclarations préalables, etc.).
- Assurer le suivi des documents d'urbanisme {PLU, cartes communales, etc.) et des projets d'aménagement.

9) Relation avec les usagers et partenaires :
- Garantir la qualité des services rendus aux usagers.
- Assurer la coordination entre la mairie, les élus, les services municipaux et les partenaires institutionnels ou associatifs.

10) Gestion des projets municipaux :
- Conduire ou coordonner les projets transversaux de la collectivité.
- Assurer un rôle d'accompagnement auprès des élus dans la définition et le suivi des projets stratégiques.

Moyens humains :
- Une équipe administrative dédiée sous la supervision directe du Secrétaire Général.
- Collaboration avec les agents des différents services de la collectivité

Moyens matériels :
- Poste de travail informatique équipé des logiciels métiers nécessaires (ex. : logiciels de gestion comptable,

marchés publics, état civil. )
- Accès à des outils bureautiques standards (suite Office, messagerie professionnelle).
- Téléphone professionnel fixe pour les échanges avec les partenaires et les usagers.

Moyens financiers :
- Budget de fonctionnement du service administratif pour garantir la bonne exécution des missions. Accès aux ressources pour le suivi budgétaire et la gestion des subventions.

Moyens logistiques :

Bureau dédié équipé (mobilier, outils de rangement, imprimante multifonction).

Accès aux salles de réunion pour l'organisation des conseils municipaux et autres rencontres.

Formation et documentation :

Accès à des formations continues adaptées aux évolutions juridiques, financières et techniques. Mise à disposition d'une documentation spécialisée (codes, manuels, supports réglementaires).

CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE

Horaires réguliers avec des pics d'activité en fonction des périodes (préparation du budget, conseils municipaux, élections, etc.).

Disponibilité ponctuelle en soirée ou en week-end selon les événements municipaux.

Mobilité géographique locale pour représenter la collectivité lors de réunions extérieures.

Savoirs
- Connaissance approfondie du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des règles juridiques et administratives des actes publics.
- Notions solides en finances publiques, comptabilité territoriale, marchés publics et urbanisme.

Savoir-faire
- Capacité à encadrer une équipe pluridisciplinaire.
- Rédaction de documents administratifs complexes.
- Organisation et gestion des priorités.
- Maîtrise du montage et du suivi de projets.
- Aptitudes dans l'instruction des dossiers d'urbanisme et le suivi financier.

Savoir-être
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.

FORMATION(S) REQUISE(S)

Formation initiale :
- Administration publique
- Droit public ou droit administratif
- Gestion des collectivités territoriales

Expérience souhaitée :
- Expérience préalable dans une fonction similaire au sein d'une collectivité territoriale ou d'une

administration publique.
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales, des marchés publics, de la gestion budgétaire, et de l'urbanisme.

Formations complémentaires (appréciées ou nécessaires) :
- Formation aux outils spécifiques aux collectivités territoriales (logiciels de gestion financière, de gestion des marchés publics, d'état civil, etc.).
- Formation en gestion de projets pour assurer le montage et le suivi des actions municipales.
- Formation sur les évolutions législatives et réglementaires (ex. : réforme des collectivités, réglementation des marchés publics).

Compétences transversales développées :
- Maîtrise des techniques de rédaction administrative.

Formation continue :
- Le titulaire du poste doit s'engager à suivre des formations régulières pour actualiser ses compétences en

fonction des évolutions du cadre réglementaire et des besoins de la collectivité.