Description de la mission
Vous participez à la gestion et au suivi des instances de la société (Conseil dadministration, Assemblée générale) ainsi quaux suivis administratifs et juridiques.
Les missions de lassistant(e) de direction en alternance se déclinent en quatre volets principaux (liste des missions non exhaustive) :
Assistanat de la directrice générale dans son activité
® Seconder la directrice générale en matière dorganisation et de coordination de lactivité
® Assister la directrice générale dans toutes les préoccupations administratives
® Travailler en étroite collaboration avec la directrice générale et le président en matière de communication et de stratégie (interne et externe)
® Assurer linterface avec lensemble des interlocuteurs internes et externes, services, administrateurs, partenaires élus et institutionnels
® Veiller à la qualité des relations au sein de la direction générale et avec les autres services
Secrétariat de la directrice générale et du président
® Gérer les appels téléphoniques, organiser les rendez-vous, coordonner les agendas
® Organiser les réunions internes et les instances (convocation, réservation de salle)
® Etablir les comptes rendus et rédiger les courriers et notes diverses
® Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
® Organiser divers évènements en interne comme en externe (congrès, séminaire)
Gestion administrative et juridique de la société
® Organiser et préparer les Conseils dadministration, les réunions du Bureau et les Assemblées générales
® Rédiger les procès-verbaux des réunions dinstances
® Tenir à jour les registres légaux
® Assurer le suivi des dossiers administrateurs
® Assurer le classement et la conservation des titres de propriété
Gestion des moyens généraux
® Superviser, avec le responsable des moyens généraux, ladministration du siège social et des antennes
® Préparer et assurer le suivi du budget des dépenses de fonctionnement de la direction générale
® Superviser ou organiser les appels doffre de la direction générale
® Gérer les baux des locaux administratifs de la société
Profil
Niveau BTS - BUT
® Organisation, rigueur
® Discrétion et sens de la confidentialité
® Aptitude à travailler en équipe
® Aisance rédactionnelle
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