Assistalents, cabinet de recrutement spécialisé en Assistanat, vous propose un grand nombre d'offres d'emploi ciblées pour Assistants et pour des métiers d'Accueil et Réception.
Notre client, Cabinet spécialisée dans le conseil et audit en entreprise, recherche un(e) Office Manager / Assistant formation H/F.
Le poste est à pourvoir Début ASAP.
Le poste est basé Paris 8éme.
Rattaché(e)aux RH vos principales missions seront les suivantes :
Missions principales
1.Organisation des formations :
- Planification des sessions de formation en lien avec les correspondants formation des Business Lines et Pays
- Gestion des plannings et coordination des formateurs
- Préparation logistique (réservation des salles et des lieux de séminaire, gestion des outils de formation, matériel pédagogique, etc.)
- Organisation des déplacements et de l'hébergement pour les participants et les formateurs, en lien avec les différents bureaux
- Optimisation du taux de participation des différentes sessions
2.Gestion administrative :
- Suivi des inscriptions et gestion des absences
- Envoi des invitations
- Collecte et archivage des documents post-formation (feuilles de présence, évaluations, etc.).
- Suivi des présences et mise en place des reportings adéquat
- Lorsqu'applicable, préparation des dossiers de financement et suivi des remboursements auprès des OPCO (Opérateurs de Compétences).
3.Suivi budgétaire :
- Suivi du budget logistique des formations
- Optimisation des coûts liés aux formations (hébergement, matériel, déplacements)
4.Relation avec les prestataires :
- Sélection des prestataires, en lien avec la DRH et les Associés responsables, pour les services externes (formateurs externes, lieux de séminaire, etc.)
- Négociation des contrats et suivi de la qualité des prestations.
5.Amélioration continue :
- Formalisation des process liés à l'organisation des formations et à l'utilisation des outils
- Évaluation des retours des participants et des formateurs pour améliorer l'organisation des formations
- Veille technologique pour optimiser les outils, les modes opératoires, etc.
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des logiciels de gestion de la formation (360 Learning, etc.)
- Très bonnes capacités organisationnelles et de gestion des priorités
- Proactivité et dynamisme
- Sens du service et de la satisfaction des participants
- Aisance relationnelle pour échanger et coopérer avec des interlocuteurs multiples et variés au sein de l'organisation (consultants, Associés, office managers)
- Rigueur et sens du détail
- Capacité à gérer les pics de charge et à gérer plusieurs projets simultanément
- Maîtrise de l'anglais, certaines formations étant organisées au niveau du groupe
Profil recherché
Expérience : Première expérience dans la gestion logistique de formations ou dans un poste d'Office Manager
Conditions de travail
Poste en CDI, basé à Paris. Télétravail possible
Déplacements ponctuels à prévoir selon les lieux des formations.
Rémunération : 45-50K sur 12 mois / Tickets restaurant / 50% pass Navigo /participation 10% du brut annuel.
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