Chargée d'accueil du siège administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 30h00 hebdomadaire Descriptif de l'emploi LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DE BELLE ILE EN MER RECRUTE
Belle Ile en mer se compose de 4 communes, regroupées au sein de la communauté de commune de Belle-Île en mer. Les spécificités insulaires l’amènent à gérer une quarantaine de compétences, dont la petite enfance.
Avec 85 km² pour 100 km de littoral, Belle-Île-en-Mer est la deuxième plus grande île de France métropolitaine (après la Corse). Sa population avoisine les 5 500 habitants à l’année, et l’île accueille près de 450 000 visiteurs par an. L’économie insulaire est tournée vers le tourisme, tout en conservant une diversité économique (agriculture – pêche - service à la population - le bâtiment). Missions / conditions d'exercice MISSIONS
Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale des services, le chargé d’accueil au siège et secrétaire administratif occupe un poste qui nécessite une grande polyvalence compte tenu de ses diverses missions

ACCUEIL

Représenter l’image de la collectivité et de l’établissement auprès des usagers.

Accueillir, orienter, renseigner le public.
•Assurer l’accueil physique du public
•Recevoir, filtrer et orienter les communications téléphoniques et les mails
•Hiérarchiser les demandes selon leur caractère d’urgence et orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
•Apporter une réponse de premier niveau (fonctionnement et organisation de la collectivité, diffusion d’information et de documents de communication, …)

Participer à la simplification des démarches administratives et au renforcement du lien de proximité avec les usagers

Suivi des dossiers SPANC
•Réception des dossiers et faire les accusés de réceptions.
•Transmission des dossiers au prestataire.
•Lien entre les usagers et le prestataire.


SECRETARIAT ADMINISTRATIF

Redevance d’enlèvement des ordures ménagères
•Accueil téléphonique et prise des renseignements préalables pour transmission au gestionnaire administratif.

Secrétariat administratif du pôle accueil
•Préparer le courrier sortant : affranchissement, contrôle, tri, enregistrement
•Gérer l’affichage d’informations (délibérations, informations au public)
•Centraliser les besoins en petites fournitures et gérer les commandes
•Concourir à l’archivage au sein des services du siège administratif



Secrétariat administratif du pôle enfance/ petite enfance
•Saisie des données administratives de familles dans le logiciel dédié (INOE) en lien avec les responsables de structure quand cela le nécessite
•Rédaction, mise en forme et traitement de divers supports de communication (courriers, mails…)
•Organisation et planification des réunions, manifestations et déplacements
•Classement, archivage physique et électronique des dossiers des familles et des factures y afférant, en lien avec l’Assistante de gestion du pôle


Effectuer toute autre intervention ponctuelle, correspondant au grade et aux qualifications de l’agent, au sein du service et/ou de la collectivité. Profils recherchés PROFIL
Formation/Expérience : Fondamentaux du secrétariat et de l’accueil du public.
Savoirs : Une connaissance des principes de fonctionnement des administrations publiques et établissements publics locaux serait appréciée.
Savoir-faire : Maîtrise des outils bureautiques, bonne capacité rédactionnelle, capacité à prioriser.
Savoir être : Rigoureux, à l’écoute, discret, réactif, méthodique, organisé, autonome, disponible, bonne communication et bon sens relationnel.