Responsable accueil et gestion des espaces

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Attaché
Rédacteur
Animateur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Oui Experience souhaitée Expert Descriptif de l'emploi Le Responsable Accueil et Gestion des Espaces assure la gestion et l'organisation des espaces d'accueil au sein de la Mairie en veillant à garantir un service de qualité aux usagers. Il ou elle est chargé(e) de coordonner l’activité des agents d'accueil et de gérer l'aménagement et l'entretien des espaces publics et administratifs. Missions / conditions d'exercice MISSIONS :
M1 : Gestion de l'accueil des citoyens :

- Organiser et coordonner les équipes d'accueil afin d'assurer un service fluide, efficace et courtois pour les usagers.

- Garantir la bonne orientation des citoyens dans les différents services de la Mairie.

- Veiller à la mise à jour des informations à destination du public (affichage, brochures, site web).

- Assurer un accueil de qualité, en particulier pour les situations délicates (réclamations, urgences, etc.).

- Mettre en place des processus d’accueil efficaces et réactifs pour traiter les demandes courantes et complexes des citoyens.

M2 : Gestion des espaces publics et administratifs :

- Superviser l’aménagement, l’entretien et la mise en conformité des espaces d’accueil (hall, comptoirs, salles d’attente, etc.).

- Organiser l’affectation des espaces en fonction des besoins des services (réunions, espaces d'attente, accueil de groupe).

- Assurer l’optimisation de l’utilisation des espaces (gestion des flux de visiteurs, mise en place d'affichages clairs, ergonomie des espaces).

- Veiller à la propreté et à l’accessibilité des lieux (respect des normes d’hygiène, de sécurité et d’accessibilité pour les personnes handicapées).
- Décorer et aménager les locaux lors d'évènements organisés par la ville ou des fêtes et commémorations.

M3 : Management et animation d'équipe :

- Encadrer et animer une équipe d'agents d’accueil, en favorisant la polyvalence et la réactivité des agents.

- Développer et mettre en œuvre des formations pour le personnel afin d'améliorer la qualité de l'accueil.

- Evaluer les performances et fixer des objectifs de service pour l’équipe d’accueil.

- Assurer la gestion des plannings et des absences, tout en garantissant une continuité du service public.

M4 : Suivi des indicateurs et de la qualité du service :

- Mettre en place des indicateurs de qualité pour mesurer la satisfaction des usagers (enquêtes de satisfaction, retours des citoyens).

- Analyser les retours des usagers et proposer des solutions pour améliorer le service.

- Participer à l’élaboration de rapports d’activités et suivre les indicateurs de gestion des espaces.

- Assurer la gestion budgétaire et le suivi des dépenses liées à la gestion des espaces d’accueil.

M5 : Collaboration interservices :

- Collaborer étroitement avec les autres services de la Mairie pour assurer une bonne circulation de l’information et l’organisation des espaces communs.

- Participer à des groupes de travail ou des réunions pour la mise en œuvre de projets transversaux liés à la gestion des espaces et à l’accueil. Profils recherchés - Maîtrise des règles d’accueil et de gestion des espaces publics.
- Connaissance des procédures administratives et des missions de la Mairie.
- Connaissance des normes d’accessibilité, de sécurité et d’hygiène dans les espaces publics.
- Capacité à gérer des situations complexes avec diplomatie et efficacité.
- Gestion des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et des logiciels de gestion de l’accueil.
- Capacité à encadrer, motiver et coordonner une équipe.
- Gestion des plannings et des ressources humaines.
- Sens du service public et capacité à gérer les réclamations et les conflits.
- Excellente aisance relationnelle et sens du contact avec le public.
- Autonomie, organisation et rigueur.
- Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens de l’écoute et capacité à travailler en équipe.