Gestionnaire de scolarité (h/f) - réf. n°1043

Contrat
de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant
dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-6 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux
dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État.

Missions de la Direction des Formations

L’ISAE-SUPAERO est
un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission
principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation
d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et
les domaines connexes.

La direction des
formations est chargée de toutes les actions de formation (formations ingénieur
– sous statut étudiant et sous statut apprenti, masters et mastères
spécialisés). Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place
de l’offre de formation et l’accompagnement des élèves dans la construction de
leur projet professionnel.

Son activité
s’exerce principalement à travers le pilotage et la mise en œuvre des processus
suivants :
- Concevoir et
faire évoluer l’offre de formation
- Recruter les
étudiants
- Dispenser la
formation
- Administrer les
étudiants

Une contrainte
forte de la Direction de Formation dans ses missions est sa position
d’interface multiple : direction de l’ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres
directions, les services de soutien, étudiants d’origines académiques et
géographiques variées, nombreux intervenants extérieurs, industriels,
universités et centre de recherche en France et à l’étranger.

Missions du Pôle Scolarité

Au sein de la direction des Formations - Le Pôle Scolarité a pour
missions principales de :

• Assurer l’inscription et la gestion administrative des étudiants

• Organiser les jurys de passage et de diplomation ;

• Contribuer aux cérémonies de baptême et de remise des diplômes

• Délivrer sur demandes d’anciens et actuels étudiants les
documents de scolarité

• Suivre l’ensemble des éléments diplômants des diplômes délivrés
à l’ISAE-SUPAERO

Projet du Pôle
Scolarité

Les missions
principales du pôle scolarité concernent :
- Les inscriptions
- Le suivi des éléments diplômants et la diplomation
- Le suivi de la tarification des droits
de scolarité
- Les bourses sur critères sociaux et autres organismes financeurs
- La CVEC
- Le traitement de données informatiques pour des enquêtes internes et réglementaires
- L’édition de documents à destination des élèves, cartes
étudiantes, certificats, diplômes…

Au -delà du suivi administratif des
études, le pôle scolarité est également fortement impliqué dans l’évolution des
systèmes, outils informatiques et
bases de données. D’ici la rentrée 2026, le système actuel d’information de gestion
des élèves – Cocktail – sera remplacé par le progiciel Auriga.

Dans ce cadre, une place importante est accordée à
la digitalisation et l’automatisation des processus pour gagner en efficacité,
notamment par la dématérialisation
des échanges et des éditions de documents.

Le pôle a la charge du déploiement du guichet
unique au sein de l’Institut.

Le poste nécessite
une aisance et un goût pour le travail avec les outils informatiques
ainsi qu’une bonne maitrise de l’anglais.

Missions liées au poste

Le titulaire du
poste est l’interlocuteur privilégié des étudiants et de la direction pour tout
ce qui concerne le suivi des bourses CROUS et des bourses entrantes pour la
rentrée 2025.

Il a la charge
de l’édition des relevés de notes et des attestations courantes (hors
diplomation).

Il assure
également un soutien opérationnel dans l’organisation des rentrées 2025.

Dans le cadre
des campagnes d’inscription en cycle Master et Mastères spécialisés, il apporte
son soutien sur les tâches administratives suivantes : suivi du paiement des
acomptes, activation de la Toulbox et réponse aux questions diverses des élèves
admis, suivi de la tarification des élèves.

Le titulaire
doit avoir une vision globale de l’ensemble des missions de la scolarité afin
de pouvoir fournir un premier niveau d’information et/ou pouvoir orienter vers
l’interlocuteur idoine.

Ce poste
nécessite polyvalence, rigueur et organisation dans la gestion de projets et
dans la mise à jour et le suivi des dossiers.

La
communication, la coopération et l’échange d’informations dans l’équipe sont
primordiales. La connaissance de l’enseignement supérieur est nécessaire.

Tout
gestionnaire de scolarité est amené à éditer des cartes étudiantes, délivrer
des attestations de scolarité, participer aux campagnes d’inscriptions.

Activités Principales
- Suivi des notifications conditionnelles et
définitives du CROUS
- Recensement des justificatifs de bourses entrantes
et archivage
- Répondre aux demandes de relevés de notes,
d’attestations diverses (hors diplomation), réédition des cartes MUT
- Soutien à l’organisation des rentrées
- Suivi des admissions en cycle master et mastères
spécialisés
- Soutien aux pilotes des campagnes d’inscription
- Participation à l’organisation et la logistique de
la levée de drapeau (rentrée cycles ingénieurs)
- Gestion des commandes Toulbox
- Inscriptions administratives des élèves

Compétences
requises pour le poste

A)
Compétences spécialisées ou transverses
- Bureautique/Informatique
(maîtrise d’Excel exigée) (Expertise)
- Organisation,
planification (Expertise)
- Communication,
relations extérieures (Maîtrise)
- Prise
de décision (Maîtrise)
- Connaissance
du fonctionnement de l’Institut (Maîtrise)
- Utilisation
des bases de données (Expertise)
- Anglais
(Maîtrise)

B)
Compétences managériales
- Poste
non concerné

C)
Aptitudes –Savoir-être (4 maximum)
- Organisation
– Méthode (Expertise)
- Autonomie
– Initiative (Maîtrise)
- Dynamisme
(Maîtrise)
- Esprit
d’équipe et souci du client (Maîtrise)

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E :
expertise

Modalités de candidature

Adresser un CV et une lettre de motivation (avec la référence FDP
n°1043) via le lien Digital Recruiters.

Contacts

Complément
d’information : Marie Petureau ; Marie.petureau@isae-supaero.fr

Date limite de réception des candidatures : 15/04/2025

Début du contrat : dés que possible jusqu'au
31/08/2025

Rémunération : selon
l’expérience

Mutuelle (PSC) du ministère des armées sous conditions

Jusqu'à 20 jours de congés (dont 9 CA
et 11 RTT) en fonction du début de contrat

Restauration collective

Contribution aux frais de transports

Notre site est accessible en transports en communs

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment
en faveur de l’accueil et de l'intégration des personnes en situation de
handicap, cette offre est ouverte à tous.